Traitements exécutés au moyen de l’offre S.I. AMUE 
FICHE TYPE
EvRP
insérerABLE dans les
Registres de traitements 
des adhérents de l’Amue ayant désigné un CIL

AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU DE RECHERCHE ET DE SUPPORT A L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU A LA RECHERCHE
DIRECTION
Aff. Informatique et Libertés, suivies par CIL
103 BOULEVARD SAINT-MICHEL
75005 PARIS
cil@amue.fr 

Traitement n°	
Evaluation risques professionnels – Traitement exécuté au moyen du logiciel EvRP	
Nom et adresse du
responsable du
traitement	
[Nom et l’adresse de l’établissement]	
Date de mise en œuvre 	[Date de mise en exploitation du logiciel dans votre établissement]	
Finalité principale	Evaluation des risques professionnels - Production et suivi du Document Unique  	
Détail des finalités du
traitement	Finalité couverte par la norme simplifiée n°46 
(cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels) :

Concernant les traitements de données à caractère personnel, la seule finalité à prendre en compte est la suivante :

Organisation du travail : gestion des tâches des personnels, à l'exclusion de tout traitement permettant un contrôle individuel de leur productivité 

FinalitéS Générales impliquant le traitement de données à caractère personnel uniquement pour la programmation des actions de prévention

•	mise en œuvre d’une démarche globale de prévention ;
•	établissement d’un inventaire des risques identifiés ;
•	évaluation a priori des risques des unités de travail ;
•	programmation des actions de prévention pour chaque unité.
	
Service chargé de la
mise en œuvre 	Dans le respect des textes applicables, seules les données visées plus bas strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions sont traitées par les personnes suivantes : 
-	Chefs de service/unité de travail (directeurs d’unité, de laboratoire, de service, de département, d’institut, d’UFR, d’IUT, …) « chargés, dans la limite de leurs attributions, de veiller à la sécurité et à la protection de la santé des agents placés sous leur autorité, et devant réaliser l’évaluation des risques pour la sécurité et la santé » (cf.guide MESR_Guide_évaluation_risques_professionnels) ;
-	Chef d’établissement (président, directeur, administrateur) devant « transcrire dans un document unique les résultats de l’évaluation des risques pour la sécurité et la santé » (cf. Code du travail articles L.4121-3 et R.4121-1, décret n°2001-20016 du 5 novembre 2001)  
-	Conseiller de prévention (des risques)
-	Assistant de prévention   
	
Fonction de la personne
ou du service auprès
duquel s’exerce le droit
d’accès	Les agents concernés par les traitements visés dans la présente fiche de registre sont informés de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, des destinataires des données (délibération n°2005-277 du 17 novembre 2005)  et de leurs droits d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données sauf dans les cas où le traitement répond à une obligation légale, d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Cette information est délivrée à tout employé par la remise d'un document écrit ou par voie électronique.
Le responsable du traitement procède également, conformément aux dispositions du code du travail et à la législation applicable aux trois fonctions publiques, à l'information et à la consultation des instances représentatives du personnel avant la mise en œuvre des traitements.

[A renseigner en fonction du circuit d’exercice des droits des personnes mis en place dans l’établissement]
	
Catégories de personnes
concernées par le traitement	Sont concernées par le traitement les responsables d’actions répertoriés nommément dans le Programme d’Actions ainsi que les Directeurs d’Unité de Travail figurant nominativement sur le Document Unique
	
Données traitées	Catégories et Détails des données traitées	
	Pour l'identification de l'employé :
•	identité : nom, prénom, adresse mail
Pour l'organisation du travail :
•	tâches des personnels : identification des personnels concernés : déclarant des tâches (assistant de prévention/validateur/directeur d’unité), validateur, répartition des tâches (propositions/options d’actions et tâches affectés, dates début et fin d’actions).
•		
Destinataires	Catégories de destinataires et Données concernées	
	
Sont destinataires de sous-ensembles de données strictement nécessaires à leur mission et dans la limite de leurs attributions :
-	Conseillers de prévention rattachés aux partenaires de l’unité de travail externes à l’établissement.

Et en interne : tout agent employé de l’établissement quel que soit la nature de son emploi 

Aucun transfert de données n’est effectué en dehors de la Communauté Européenne ou vers un pays ne figurant pas sur la liste établie par la CNIL des pays tiers  offrant un niveau de protection suffisant.
	
Durée de conservation	Les données individuelles sont conservées en base active jusqu’à la fin de l’intervention des agents dans le processus d’évaluation. 

Au-delà de cette période, les données inscrites sur les « Documents Uniques », les Programmes d’Actions ainsi que les Bilans d’Actions sont conservées en archivage intermédiaire durant cinquante ans à compter de la production des dits documents en raison des dispositions législatives et réglementaires qui leurs sont propres (cf.).

Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.	
Sécurités	Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisées y aient accès. A cet effet, une politique visant à contrôler les accès au traitement et à sécuriser les communications des données est mise en œuvre.

Un système d'authentification des données est assuré par mot de passe et profils d'habilitation définissant pour chaque utilisateur les fonctions autorisées (lecture, écriture, modification) et les catégories d'informations ou fonctions accessibles.

L'ensemble des exigences de sécurité à respecter par les établissements utilisant le traitement est regroupé dans le cahier des charges d'implantation du produit réalisé par l'Amue.

L’établissement s'engage à mettre en œuvre dans le cadre de sa PSSI l'ensemble des mesures de réduction de risques prévues au RGS.
	
Transferts de données	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne comportent pas de transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l'Union européenne. 
	
Téléservice	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne donnent pas lieu à mise à la disposition des usagers de l'administration de t téléservice de l'administration électronique »
	
Mise à jour (date et objet)	[jj/mm/aa] – Traitement exécuté au moyen du logiciel EvRP - Création de fiche préalable à l’exploitation du logiciel dans l’établissement