Traitements exécutés au moyen de l’offre S.I. AMUE 
FICHE TYPE
HARPEGE
insérerABLE dans les
Registres de traitements 
des adhérents de l’Amue ayant désigné un CIL

AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU DE RECHERCHE ET DE SUPPORT A L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU A LA RECHERCHE
DIRECTION
Aff. Informatique et Libertés, suivies par CIL
103 BOULEVARD SAINT-MICHEL
75005 PARIS
cil@amue.fr 

Traitement n°	
Gestion Ressources Humaines – Traitement exécuté au moyen du logiciel HARPEGE	
Nom et adresse du
responsable du
traitement	
[Nom et adresse de l’établissement]	
Date de mise en œuvre 	Formalité de Mise à jour/Régularisation	
Finalité principale	Gestion des ressources humaines de l’établissement	
Détail des finalités du
traitement	Finalités couvertes par la norme simplifiée n°46 
(cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels) :

•	Gestion administrative des personnels : 
•	gestion du dossier professionnel des employés, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ;
•	réalisation d'états statistiques ou de listes d'employés pour répondre à des besoins de gestion administrative, notamment extractions en vue de  pilotage de la masse salariale;
•	Alimentation des annuaires internes et des organigrammes ;
•	Etablissement de listes électorales.

•	Gestion des carrières et de la mobilité :
•	évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent, à l'exclusion des dispositifs ayant pour objet l'établissement du profil psychologique des employés ; 
•	simulation de carrière ;
•	gestion de la mobilité professionnelle.

Finalités complémentaires couvertes par la norme le décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 et la dispense CNIL n°1
(cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991, art. L 441.5, R441.8 et R441.9 du Code de la Sécurité sociale et  dispense CNIL n°1 - délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004) :

•	Gestion des comptes information retraite et de la paye (production fichier de paie pour liquidation par TG, déversement de la paye pour traitement financier et comptable)
•	Renseignement des arrêtés et de la feuille d’accident du travail ou maladie professionnelle.	
Service chargé de la
mise en œuvre 	Dans le respect des textes applicables, seules les données visées plus bas strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions sont traitées par les personnes suivantes : 
-	personnes habilitées chargées de la gestion du personnel ;
-	supérieurs hiérarchiques des employés concernés, à l'exclusion des données relatives à l'action sociale directement mise en œuvre par l'employeur ;

En ayant connaissance  de sous-ensembles de données strictement nécessaires à leur propre mission et tombant dans le champ de leurs propres attributions, participent également à la mise en œuvre de la gestion des personnels les agents habilités:
-	des services de la présidence, du secrétariat général de l’établissement, de la direction financière et de l’agence comptable, individuellement désignés et spécialement habilités par l’autorité administrative responsable du traitement ;
-	de la direction des ressources humaines et des composantes telles qu’elles sont définies aux articles L.713-1 et L.714.1 du code de l’éducation	
Fonction de la personne
ou du service auprès
duquel s’exerce le droit
d’accès	Les agents publics concernés par les traitements visés dans la présente fiche de registre sont informés de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, (délibération n°2005-277 du 17 novembre 2005)  et de leurs droits d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données sauf dans les cas où le traitement répond à une obligation légale, d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Cette information est délivrée à tout employé par la remise d'un document écrit ou par voie électronique.
Le responsable du traitement procède également, conformément aux dispositions du code du travail et à la législation applicable aux trois fonctions publiques, à l'information et à la consultation des instances représentatives du personnel avant la mise en œuvre des traitements.

[A renseigner en fonction du circuit d’exercice des droits des personnes mis en place dans l’établissement]
	
Catégories de personnes
concernées par le traitement	Sont concernées par le traitement les personnes employées par l’établissement quelle que soit la nature de leur emploi, ainsi que les ayants droit ou ouvrants droit déclarés par ces employés (conjoints ou partenaires, enfants ou autres personnes à charge) de même que, finalement, les hébergés, personnes présentes dans l’établissement et ses annuaires internes ou organigramme pour lesquelles il n’y a pas d’actes de gestion (ex. chercheurs invités).

	
Données traitées	Catégories et Détails des données traitées	
	Donnéés couvertes par la norme simplifiée n°46 
(cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels) :

Pour l'identification de l'employé :
•	identité : nom (nom patronymique, nom marital ou d’usage), prénom(s), civilité, sexe, date et lieu (pays + département + commune) de naissance, nationalité, coordonnées professionnelles (adresse, téléphone, courriel), coordonnées personnelles (facultatif - adresse, téléphone, courriel), matricule interne 
•	distinctions honorifiques (facultatif)

Pour la gestion administrative de l'employé :
•	gestion de la carrière de l'employé : date et conditions d'embauche, de recrutement ou d’affectation (catégorie, corps, grade, échelon et chevron le cas échéant ; affectations et fonctions exercées ; positions statutaires et situations administratives ; données relatives au contrat ; modalités de service et d’exercice ; coordonnées de l’employeur principal), date, objet et motif des modifications apportées à la situation professionnelle de l'employé (services antérieurs ; réductions et majorations d’ancienneté ; avancements et promotions), simulation de carrière, congés et absences ;
•	gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie professionnelle : date de l'accident ou de la première constatation médicale de la maladie professionnelle, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour ;  
•	formation : diplômes (études poursuivies, diplômes détenus et date d’obtention ; niveau de diplôme ; spécialité de recrutement) 
•	sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation (telles que l'exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire).

Pour la représentation du personnel :
•	établissement de la liste électorale en vue des élections professionnelles aux instances de l’établissement (CA, CS, CEVU et autres commissions paritaires ou professionnelles): identité des électeurs, ancienneté, collège.

Donnéés couvertes par le décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 et la Dispense CNIL n°1

Pour la gestion du compte information retraite  et de la paye (production fichier de paie pour liquidation par TG, déversement de la paye pour traitement financier et comptable) :
•	Date et type de cessation définitive de fonctions
•	Date de mise à la retraite;
•	Activités accessoires autorisées ;
•	Situation militaire ; 
•	Numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR ou n° INSEE - cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 + dispense CNIL n°1, délibération n°2004-096 du 9 décembre 2004) 
•	Identifiant Numéro Education Nationale (NUMEN)
•	Coordonnées bancaires ;
•	Eléments de rémunération (traitement, indemnités, primes, retenues éventuelles) ;
•	Droit à prestations familiales et sociales, droit au supplément familial de traitement, ressources déclarées à cette fin
•	Identité des ayants droit ou ouvrants droit de l'employé, revenus, avantages et prestations demandés et servis (liés à la situation familiale concernant les enfants et/ou les autres personnes à la charge de l’agent : nom, prénoms ; sexe ; date de naissance ; rang de l’enfant dans la fratrie ;  lien de filiation ; taux d’incapacité permanente ou taux d’invalidité ; date du décès, le cas échéant).

Pour le renseignement de la feuille d’accident du travail ou maladie professionnelle (art. L 441.5, R441.8 et R441.9 du Code de la Sécurité sociale) :
•	aptitude médicale et handicap éventuel (type de handicap, date de début, date de fin, taux d’invalidité, adaptation du poste (oui ou non) ; accidents et maladies professionnelles ; nature et siège des lésions ou de la pathologie. 
	
Destinataires	Catégories de destinataires et Données concernées	
	Sont destinataires de sous-ensembles de données strictement nécessaires à leur mission et dans la limite de leurs attributions :

1° au sein de l’administration centrale, les agents habilités de la Direction des ressources humaines

2° les agents habilités :
-	des trésoreries générales
-	du service des pensions du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche
-	des organismes de recherche partenaires

De même, dans le respect des textes applicables, seules les données strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions sont communiquées aux destinataires suivants : 
•	3° les instances représentatives du personnel : après recueil de l'accord exprès des intéressés, coordonnées professionnelles des employés et données strictement nécessaires à leur représentation ;
•	
•	4° les délégués syndicaux : coordonnées professionnelles des employés après accord formalisé avec l'employeur et recueil de l'accord exprès des intéressés, et données strictement nécessaires à la défense des intérêts des employés.
•	Ces destinataires assurent la stricte confidentialité des données personnelles en leur possession.	
Durée de conservation	Les données sont conservées en base active jusqu’à la cessation définitive des fonctions de l’agent, à l’exception des catégories de données suivantes :
-	données relatives aux absences, conservées pour une durée ne pouvant excéder deux ans à compter de la date de reprise de l’agent ;
-	données relatives aux sanctions disciplinaires, conservées jusqu’à leur effacement du dossier administratif de l’agent

Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation ne sont pas conservées au-delà de la période de sujétion de l'employé concerné.

Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.

Les données ne sont pas conservées par les services gestionnaires au-delà de la période d'emploi de la personne concernée, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression de ces données.

Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions. 	
Sécurités	Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisées y aient accès. A cet effet, une politique visant à contrôler les accès au traitement et à sécuriser les communications des données est mise en œuvre.

Un système d'authentification et de traçabilité des données est assuré par mot de passe et profils d'habilitation définissant pour chaque utilisateur les fonctions autorisées (lecture, écriture, modification) et les catégories d'informations ou fonctions accessibles.

Les traces des consultations, mises à jour et échanges sont conservées pendant la même durée que les données à caractère personnel auxquelles elles sont associées.

L'ensemble des exigences de sécurité à respecter par les établissements utilisant le traitement est regroupé dans le cahier des charges d'implantation du produit réalisé par l'Amue.
L’établissement s'engage à mettre en œuvre l'ensemble des mesures de réduction de risques prévues au RGS dans le cadre de la PSSIE.	
Transfert de données	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne comportent pas la transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l'Union européenne. 
	
Téléservices	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne donnent pas lieu à mise « à la disposition des usagers de l'administration un ou plusieurs téléservices de l'administration électronique »	
Mise à jour (date et objet)	[jj/mm/aa] - Mise à jour/Régularisation fiche traitement exécuté au moyen du logiciel HARPEGE