Traitements exécutés au moyen de l’offre S.I. AMUE 
FICHE TYPE
SIHAM
insérABLE dans les
Registres de traitements 
des adhérents de l’Amue

AGENCE DE MUTUALISATION DES UNIVERSITES ET ETABLISSEMENTS D’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU DE RECHERCHE ET DE SUPPORT A L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR OU A LA RECHERCHE
DIRECTION
Aff. Informatique et Libertés, suivies par CIL
103 BOULEVARD SAINT-MICHEL
75005 PARIS
dpo@amue.fr 

Traitement n°	
Gestion Ressources Humaines – Traitement exécuté au moyen du logiciel SIHAM	
Nom et adresse du
responsable du
traitement	
[Nom et adresse de l’établissement]	
Date de mise en œuvre 	 [jj/mm/aa, date prévisionnelle de mise en exploitation dans l’établissement]

[sinon indiquer ici : 
Formalité de Mise à jour/Régularisation]
	
Finalité principale	Gestion des ressources humaines de l’établissement	
Détail des finalités du
traitement	Finalités couvertes par la norme simplifiée nS-46 
(cf. Délibération CNIL n°2005-002 du 13 janvier 2005 portant adoption d'une norme destinée à simplifier l'obligation de déclaration des traitements mis en œuvre par les organismes publics et privés pour la gestion de leurs personnels) :

•	Gestion administrative des personnels : 
•	gestion du dossier professionnel des employés, tenu conformément aux dispositions législatives et réglementaires, ainsi qu'aux dispositions statutaires, conventionnelles ou contractuelles qui régissent les intéressés ;
•	réalisation d'états statistiques ou de listes d'employés pour répondre à des besoins de gestion administrative, notamment extractions de données en vue du de  pilotage de la masse salariale;
•	alimentation des annuaires internes et gestion des organigrammes ;
•	établissement des listes électorales en vue des élections professionnelles aux instances de l’établissement (CA, CS, CEVU et autres commissions paritaires ou professionnelles)
•	gestion de l'action sociale et culturelle directement mise en œuvre par l'employeur, à l'exclusion des activités de médecine du travail, de service social ou de soutien psychologique ;

•	Gestion des carrières et de la mobilité :
•	évaluation professionnelle des personnels, dans le respect des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles qui la régissent, à l'exclusion des dispositifs ayant pour objet l'établissement du profil psychologique des employés ; 
•	gestion des compétences professionnelles internes ;
•	validation des acquis de l'expérience professionnelle ;
•	gestion de la mobilité professionnelle ;

•	Formation des personnels :
•	suivi des demandes de formation et des périodes de formation effectuées ;
•	évaluation des connaissances et des formations.

Finalités complémentaires couvertes par la norme le décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 et la dispense CNIL n°1
(cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991, art. L 441.5, R441.8 et R441.9 du Code de la Sécurité sociale et  dispense CNIL n°1 - délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004) :

•	Gestion des comptes information retraite et de la paye des personnels (production fichier de paie pour liquidation par TG, déversement de la paye pour traitement financier et comptable)
•	Renseignement des arrêtés et de la feuille d’accident du travail ou maladie professionnelle 
	
Service chargé de la
mise en œuvre 	Dans le respect des textes applicables, seules les données visées plus bas strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions sont traitées par les personnes suivantes : 
-	ordonnateurs et agents gestionnaires des personnels concernés ; 
-	les agents et comptables chargés du calcul des rémunérations et des accessoires, ainsi que des opérations de liquidation et de paiement aux intéressés ;
-	supérieurs hiérarchiques des employés concernés, à l'exclusion des données relatives à l'action sociale directement mise en œuvre par l'employeur.

En ayant connaissance  de sous-ensembles de données strictement nécessaires à leur propre mission et tombant dans le champ de leurs propres attributions, participent également à la mise en œuvre de la gestion des personnels:
-	les agents habilités des services de la présidence, du secrétariat général de l’établissement, de la direction financière et de l’agence comptable, individuellement désignés et spécialement habilités par l’autorité administrative responsable du traitement ;
-	les agents habilités de la direction des ressources humaines et des composantes telles qu’elles sont définies aux articles L.713-1 et L.714.1 du code de l’éducation
	
Fonction de la personne
ou du service auprès
duquel s’exerce le droit
d’accès	Les agents publics concernés par les traitements visés dans la présente fiche de registre sont informés de l'identité du responsable du traitement, des finalités poursuivies, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses à apporter, des conséquences éventuelles, à leur égard, d'un défaut de réponse, des destinataires des données, (délibération n°2005-277 du 17 novembre 2005)  et de leurs droits d'opposition, pour des motifs légitimes, au traitement de leurs données sauf dans les cas où le traitement répond à une obligation légale, d'accès aux données les concernant et de rectification de ces données.
Cette information est délivrée à tout employé par la remise d'un document écrit ou par voie électronique.
Le responsable du traitement procède également, conformément aux dispositions du code du travail et à la législation applicable aux trois fonctions publiques, à l'information et à la consultation des instances représentatives du personnel avant la mise en œuvre des traitements.

[Fonction de la personne ou service à renseigner selon le circuit d’exercice des droits des personnes mis en place dans l’établissement]	
Catégories de personnes
concernées par le traitement	Sont concernées par le traitement les personnes employées par l’établissement quelle que soit la nature de leur emploi, ainsi que les ayants droit ou ouvrants droit déclarés par ces employés (conjoints ou partenaires, enfants ou autres personnes à charge) de même que les personnes à prévenir en cas d’urgence déclarées par les employés et, finalement, les hébergés, personnes présentes dans l’établissement et ses annuaires internes ou organigramme pour lesquelles il n’y a pas d’actes de gestion (ex. chercheurs invités).
	
Données traitées	Catégories et Détails des données traitées	
	Pour l'identification de l'employé :
•	identité : nom (nom patronymique, nom marital ou d’usage), prénom(s), civilité, photographie (facultatif), sexe, date et lieu (pays + département + commune) de naissance, nationalité, coordonnées professionnelles (adresse, téléphone, courriel), coordonnées personnelles (facultatif - adresse, téléphone, courriel), matricule interne, références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l'étranger)
•	type, numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail pour les employés étrangers en application de l'article R.620-3 du code du travail 
•	le cas échéant, coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence 
•	distinctions honorifiques (facultatif)

Pour la gestion administrative de l'employé :
•	gestion de la carrière de l'employé : date et conditions d'embauche, de recrutement ou d’affectation (catégorie, corps, grade, échelon et chevron le cas échéant ; affectations et fonctions exercées ; positions statutaires et situations administratives ; données relatives au contrat ; modalités de service et d’exercice ; coordonnées de l’employeur principal), date, objet et motif des modifications apportées à la situation professionnelle de l'employé (services antérieurs ; réductions et majorations d’ancienneté ; avancements et promotions), simulation de carrière, sanctions disciplinaires non consécutives à des faits amnistiés, congés et absences ;
•	gestion des déclarations d'accident du travail et de maladie professionnelle : coordonnées du médecin du travail, date de l'accident ou de la première constatation médicale de la maladie professionnelle, date du dernier jour de travail, date de reprise, motif de l'arrêt (accident du travail ou maladie professionnelle), travail non repris à ce jour ;  
•	évaluation professionnelle de l'employé : dates des entretiens d'évaluation, identité de l'évaluateur, compétences professionnelles de l'employé, objectifs assignés, résultats obtenus, appréciation des aptitudes professionnelles sur la base de critères objectifs et présentant un lien direct et nécessaire avec l'emploi occupé, observations et souhaits formulés par l'employé, prévisions d'évolution de carrière (GPEEC: gestion des compétences, entretien professionnel, mobilité géographique et de service) ;
•	formation : diplômes (études poursuivies, diplômes détenus et date d’obtention ; niveau de diplôme ; spécialité de recrutement, actions de formation continue DIF, parcours de formation)
•	suivi administratif des visites médicales des employés : dates des visites, aptitude au poste de travail (apte ou inapte, propositions d'adaptation du poste de travail ou d'affectation à un autre poste de travail formulées par le médecin du travail) ;
•	type de permis de conduire détenu par l'employé ;
•	sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation (telles que l'exercice d'un mandat électif ou représentatif syndical, la participation à la réserve opérationnelle ou aux missions de sapeur-pompier volontaire) ;

Pour représentation du personnel :
•	établissement de la liste électorale en vue des élections professionnelles aux instances de l’établissement (CA, CS, CEVU et autres commissions paritaires ou professionnelles: identité des électeurs, ancienneté, collège.

Donnéés couvertes par le décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 et la Dispense CNIL n°1

Pour la gestion du compte information retraite et de la paye (production fichier de paie pour liquidation par TG, déversement de la paye pour traitement financier et comptable) :
•	Date et type de cessation définitive de fonctions
•	Date de mise à la retraite;
•	Activités accessoires autorisées ;
•	Situation militaire ;
•	Numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR ou n° INSEE - cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 + dispense CNIL n°1, délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004) ;
•	Grade, échelon, emploi et affectation, indice brut ou réel majoré, ancienneté dans l'échelon et réduction d'ancienneté, résidence administrative, position administrative (activité à temps complet ou à temps partiel, détachement, hors cadre, disponibilité, service national, congé parental), congés (annuels, maladie, longue maladie, longue durée, maternité, liés aux charges parentales, de formation professionnelle, de formation syndicale), catégorie COTOREP (A,B,C), taux d'invalidité, autres catégories de bénéficiaires de la loi n°87-517 du 10 juillet 1987 (invalide pensionné, mutilé de guerre, assimilé mutilé de guerre) ;
•	Identifiant Numéro Education Nationale (NUMEN)
•	Eléments de rémunération (traitement, indemnités, primes, allocations diverses, retenues éventuelles) ; 
•	Mode de règlement (Coordonnées bancaires - numéro de compte et identification de l'organisme teneur du compte) ;
•	Droit à prestations familiales et sociales, droit au supplément familial de traitement, ressources déclarées à cette fin ;
•	Identité des ayants droit ou ouvrants droit de l'employé, revenus, avantages et prestations demandés et servis (liés à la situation familiale concernant les enfants et/ou les autres personnes à la charge de l’agent : nom, prénoms ; sexe ; date de naissance ; rang de l’enfant dans la fratrie ;  lien de filiation ; taux d’incapacité permanente ou taux d’invalidité ; date du décès, le cas échéant) ;
•	aptitude médicale et handicap éventuel (type de handicap, date de début, date de fin, taux d’invalidité, adaptation du poste (oui ou non) ;

Pour le renseignement de la feuille d’accident du travail ou maladie professionnelle (cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 + art. L 441.5, R441.8 et R441.9 du Code de la Sécurité sociale) : 
•	Numéro d’inscription au répertoire national d’identification des personnes physiques (NIR ou n° INSEE - cf. décret n°91-1404 du 27 décembre 1991 + dispense CNIL n°1 - délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004) ;
•	Accidents du travail : date, rechute
•	Maladies professionnelles : date constatation médicale, rechute
•	Lésions : nature, siège.
	
Destinataires	Catégories de destinataires et Données concernées	
	Sont destinataires de sous-ensembles de données couvertes par la NS-46 et/ou la dispense n°1 et strictement nécessaires à leur mission et dans la limite de leurs attributions :
1° au sein de l’administration centrale, les agents habilités de la Direction des ressources humaines

2° les agents habilités :
-	des trésoreries générales et de l'autorité qui reçoit la déclaration des revenus dans le cadre de la procédure de transfert de données sociales et fiscales 
-	du service des pensions du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche
-	de l’opérateur national de paye (ONP)
-	les organismes et institutions pour le compte desquelles sont calculées les cotisations, retenues et versements, visés aux articles 2 et 3 de la  délibération CNIL n°2004-096 du 9 décembre 2004; 
-	les organismes bancaires et financiers assurant la tenue des comptes personnels des agents concernés par le traitement ; 
-	les organismes habilités à recevoir des informations statistiques relatives à la paie  et à la gestion du personnel.

De même, dans le respect des textes applicables, seules les données strictement nécessaires à l'accomplissement de leurs missions sont communiquées aux destinataires suivants : 
3° les instances représentatives du personnel : après recueil de l'accord exprès des intéressés, coordonnées professionnelles des employés et données strictement nécessaires à leur représentation ;
4° les délégués syndicaux : coordonnées professionnelles des employés après accord formalisé avec l'employeur et recueil de l'accord exprès des intéressés, et données strictement nécessaires à la défense des intérêts des employés.
Ces destinataires assurent la stricte confidentialité des données personnelles en leur possession.

Durée de conservation	Les données sont conservées en base active jusqu’à la cessation définitive des fonctions de l’agent, à l’exception des catégories de données suivantes :
-	données relatives aux absences, conservées pour une durée ne pouvant excéder deux ans à compter de la date de reprise de l’agent ;
-	données relatives aux sanctions disciplinaires, conservées jusqu’à leur effacement du dossier administratif de l’agent

Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d'heures de délégation ne sont pas conservées au-delà de la période de sujétion de l'employé concerné.

Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d'archives publiques et d'archives privées.

Les données ne sont pas conservées par les services gestionnaires au-delà de la période d'emploi de la personne concernée, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression de ces données.

Les informations nécessaires au calcul des droits à retraite peuvent être conservées à des fins de reconstitution de la carrière jusqu'à la liquidation des pensions. 
	
Sécurités	Le responsable du traitement est tenu de prendre toutes précautions utiles pour préserver la sécurité des données et, notamment, empêcher qu'elles soient déformées, endommagées, ou que des tiers non autorisées y aient accès. A cet effet, une politique visant à contrôler les accès au traitement et à sécuriser les communications des données est mise en œuvre.

Un système d'authentification et de traçabilité des données est assuré par mot de passe et profils d'habilitation définissant pour chaque utilisateur les fonctions autorisées (lecture, écriture, modification) et les catégories d'informations ou fonctions accessibles.

Les traces des consultations, mises à jour et échanges sont conservées pendant la même durée que les données à caractère personnel auxquelles elles sont associées.

L'ensemble des exigences de sécurité à respecter par les établissements utilisant le traitement est regroupé dans le cahier des charges d'implantation du produit réalisé par l'Amue.

L’établissement s'engage à mettre en œuvre l'ensemble des mesures de réduction de risques prévues au RGS dans le cadre de la PSSIE.
	
Transfert de données	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne comportent pas la transmission de données à caractère personnel vers des pays tiers à l'Union européenne. 
	
Téléservices	Les traitements automatisés visés dans la présente fiche de registre ne donnent pas lieu à mise « à la disposition des usagers de l'administration un ou plusieurs téléservices de l'administration électronique »	
Mise à jour (date et objet)	[jj/mm/aa – Création]

[sinon, indiquer ici : 
jj/mm/aa - Mise à jour/régularisation]