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Enjeux

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La construction d’un SI recherche partagé entre universités et organismes de recherche

La diversité des opérateurs de recherche (établissements d’enseignement supérieur et de recherche, organismes de recherche) se traduit par des règles de fonctionnement et des types d’organisation variés. En conséquence, la majorité étant des unités mixtes de recherche (UMR) associant au moins 2 établissements de rattachement, elles sont confrontées à des règles de gestion, des pratiques et des systèmes d’information différents, souvent synonymes de saisies multiples de la même information dans chaque système.
Cette complexité de gestion induite par la pluralité d’établissements de rattachement, l’absence d’un SI partagé offrant une vision unique et consolidée de description des projets de l’unité est un frein au pilotage de la recherche, à l’échelle de l’unité, des établissements de rattachement et de l’Etat.

« Découpler le SI laboratoire de celui des établissements  »

Ce constat partagé a conduit la Conférence des Présidents d’Université (CPU), le CNRS et l’Amue, à développer au titre du protocole CPU-CNRS-Amue un SI Recherche partagé s’appuyant sur un premier socle d’outils communs de gestion que sont Caplab, Geslab (gestion financière de l’unité) et Dialog (demande et allocation des ressources).

S’inscrivant dans ce protocole, le projet Caplab est un projet relatif à la mise en place d’un système d’information commun aux unités de recherche et aux établissements qui a pour objet la description et le suivi des projets et activités réalisés au sein des unités de recherche quel que soit leur type (exemple : unités mixtes de recherche, équipes d’accueil des universités et unités de recherche propres des organismes de recherche).

Le projet Caplab a pour objectif d’améliorer la gestion des projets et activités des unités de recherche, de produire des données actualisées et d’assurer la production de tout type de restitutions pertinentes et fiables pour aider au pilotage et favoriser leurs présentations à différents niveaux (laboratoires, établissements, etc.) :

  • Simplifier la gestion des unités de recherche
  • Offrir des informations cohérentes et complètes sans ressaisies multiples au niveau des projets communs et en favorisant l’importation de données existantes ;
  • Faciliter l’interopérabilité entre les établissements en réduisant les échanges de données multilatéraux.

Pour répondre à ces différents enjeux et en particulier prendre en compte le fonctionnement « multi opérateurs de recherche » des Unités Mixtes de Recherche (UMR), Caplab sera une application nationale reposant sur des données communes.

L'application sera exploitée dans une infrastructure dédiée, en connexion avec les autres applications du système d’information Recherche et des systèmes d’information des universités et organismes de recherche.

Caplab, une application pour le système d’information Recherche

La solution Caplab doit permettre de répondre aux objectifs suivants :

Décrire et suivre les projets et activités : l’objectif est de répertorier les projets et activités relevant des missions des chercheurs et enseignants chercheurs, chacune décrite selon plusieurs axes.

Concernant plus particulièrement les projets, Caplab vise à :

  • Aider à l’élaboration des projets
  • Aider à la production des réponses aux appels à projets
  • Récupérer les données de référence associées aux projets (ANR, …)
  • Recenser la production scientifique et autres réalisations issues des activités et projets : l’objectif est d’aider le chercheur (l’équipe, l’unité) à associer sa (leur) production scientifique aux projets et activités de recherche auxquelles ils contribuent.

Restituer les informations sur l’activité des laboratoires à des fins d’analyse en centralisant les données des activités et projets de recherche afin de faciliter la création de rapports réglementaires ou de demandes de restitutions régulières en laboratoire.

Diffuser les données : en interne par l’interfaçage de Caplab avec les autres applications de gestion du système d’information Recherche ; et en externe pour mettre à disposition des SI des établissements les données de Caplab et les publier sur des sites web institutionnels (site web de l’unité de recherche, des universités et organismes de recherche).

Caplab simplifiera la fourniture de données sur l’activité des unités à des partenaires institutionnels (en particulier les ministères de tutelle, les instances d’évaluation, les agences de moyens, les alliances, etc.) par l’intermédiaire des établissements et organismes de rattachement. Il devra répondre aux besoins des structures de regroupement des établissements (COMUES, structures fédératives ou mutualisées, structures créées dans le cadre des investissements d’avenir, etc.).