À Nantes Université, un nouvel élan pour la gestion du patrimoine immobilier

Engagé dans son nouveau Schéma Pluriannuel de Stratégie Immobilière pour la période 2025-2029, et portant une réflexion sur la dévolution de son patrimoine, Nantes Université se devait de disposer d’un Système d’Information Patrimonial performant.

Précurseur dans la sphère des établissements d’enseignement supérieur avec la mise en place dès 2009 de la solution ACTIVE 3D, sélectionnée à l’époque pour sa gestion des maquettes ifc. (BIM 3D), la Direction du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DPIL) va finalement faire le choix de rester sur des plans en 2D en déployant par contre quelques outils périphériques (armoire à plans, suivi des interventions, demandes de modifications, …).

Afin de répondre aux objectifs stratégiques de son nouveau SPSI, Nantes Université décide en 2020 de se doter d’un SIP fiable et robuste capable de répondre aux principaux enjeux des métiers du patrimoine, et tout ceci avec une contrainte de moyens humains et financiers, une valorisation des acquis de son SIP existant et un modèle économique permettant d’avoir de la visibilité sur les 5 ans à venir.

Après avoir menée une analyse comparative des principaux éditeurs du marché, l’université s’engage à partir de 2022, avec l’appui de la société BAW, dans un travail d’analyse de son existant, de cadrage de ses besoins futurs, de rédaction d’un cahier des charges et de réflexion sur le mode de contractualisation. En s’appuyant sur les conseils et préconisations de BAW autour des solutions PLANON et ARCHIBUS (via Arémis) c’est finalement la solution PLANON qui sera retenue par Nantes Université pour son adéquation au cahier des charges. Ayant participé activement à la rédaction de l’accord-cadre de l’AMUE mais pour accélérer le remplacement d’ACTIVE3D (pour lequel le support était arrêté), l’établissement décide fin 2022 de passer par la centrale d’achat UGAP pour le déploiement et la mise en œuvre de la solution en mode Saas.

Organisée autour d’une équipe resserrée (un chef de projet métier, un chef de projet technique et une comitologie de pilotage Gouvernance-DPIL-DSIN) le projet démarre réellement à partir de mars 2023 par une étape essentielle de conception des fonctionnalités à partir des éléments de cadrage issus de l’analyse avec BAW.

La fin de l’année 2023 et une bonne partie de l’année 2024 seront consacrés au paramétrage, à la reprise des données à partir d’ACTIVE 3D, à la mise en œuvre des interfaces avec les autres briques du SI de l’établissement et à la recette des différentes fonctionnalités.

Ouverte aux utilisateurs depuis janvier 2025 sous le nom de GESIMMO après une séquence de formation des services de la DPIL (10 personnes du Service stratégie Patrimoniale et Energétique, 6 personnes du Service Construction, 20 personnes du Service de Maintenance Immobilière, une présentation au service logistique et des capsules vidéo pour les autres utilisateurs), la solution PLANON couvre aujourd’hui le périmètre fonctionnel suivant :

• gestion des plans 2D interfacés avec les espaces et les niveaux dans la base de données
• gestion documentaire
• droit et profils (= autorisations)
• gestion du parc immobilier
• suivi des demandes d’intervention
• reporting

Du point de vue urbanisation, GESIMMO est alimenté par les utilisateurs et les comptes (importé/créé depuis le LDAP). Il fournit le référentiel bâtimentaire aux autres briques du SI (ex : CELCAT pour la solution de gestion des emplois du temps, NORMEA pour la gestion des risques professionnels et bientôt ENERGISME pour le suivi des consommations). Pour les échanges avec le Référentiel Technique de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche PLANON met en place un module permettant de générer les fichiers d’import (pas encore fonctionnel).

Une réflexion est en cours pour intégrer le suivi de la localisation des agents et autres personnes physiques dans GESIMMO et d’autres fonctionnalités sont à l’étude pour la fin de l’année 2025 (suivi logistique, application mobile) et les années suivantes (gestion du mobilier, GMAO Maintenance préventive).