Patrimoine immobilier : une nouvelle brique stratégique pour le SID SIROCCO

Co-pilotée par l’UGA et l’UNISTRA, la nouvelle brique « patrimoine » enrichit le système d'information décisionnel SIROCCO. Pensée pour répondre aux enjeux multiples de la gestion immobilière dans l’enseignement supérieur, elle combine des données fiabilisées, des indicateurs multimétiers et une gouvernance partagée des données. Retour sur une démarche collaborative qui pose les bases d’un pilotage patrimonial éclairé.

SIROCCO est le Système d’Information Décisionnel (SID) communautaire co-développé par plusieurs établissements. Le récent développement de la brique patrimoine porte à quatre les domaines métier qui le composent, avec la Finance, les RH et la Formation. Il permet le pilotage stratégique, décisionnel et opérationnel des établissements d'enseignement supérieur et de recherche. Par la mise à disposition des données fiabilisées et les plus à jour dont l’établissement dispose, il facilite l’analyse et la gestion des données au quotidien et permet la mise en place d’indicateurs transverses. Son déploiement quant à lui est assuré par l’Amue.

L’UGA est rentrée dans le consortium SIROCCO en mai 2023. Sa structuration en 6 composantes académiques dont trois à personnalité morale (Grenoble INP-UGA, Sciences Po Grenoble-UGA et ENSAG-UGA) apporte au consortium la dimension multi-établissements et l’intégration de ce paramètre dans les développements. Une pré-analyse auprès des composantes académiques UGA avait fait ressortir trois domaines prioritaires à développer : la finance, les RH et le patrimoine. Les deux premiers domaines étant déjà développés dans SIROCCO, l’UGA, associée à l’UNISTRA, s’est naturellement engagée à porter la brique patrimoine. Ce co-pilotage, bonne pratique au sein de SIROCCO, a permis de faciliter l’intégration de l’UGA dans le consortium, de partager nos pratiques/ besoins au niveau fonctionnel, technique et méthodologie projet. Ce fonctionnement permet aussi de garder un rythme projet soutenu, de se partager les tâches et de capitaliser la compétence sur plusieurs établissements.

Une brique patrimoine : quels enjeux ?

Nous sommes partis du constat que dans les établissements, les informations patrimoniales et leur reporting décisionnel n’étaient accessibles qu’à un nombre limité d’acteurs via l’outil ministériel RT-OAD ESR. Donner accès à ces données à la gouvernance et aux métiers du patrimoine permet le pilotage par la donnée à plusieurs niveaux décisionnels sur une thématique clé pour les universités (enjeux financiers, énergétiques, règlementaires…). En parallèle, disposer de certaines données patrimoniales dans le SID permet de calculer des indicateurs multi-métiers pour par exemple optimiser l’organisation des formations (taux d’occupation des salles d’enseignement, nombre de m2/étudiant ou par agent).

Le projet : de la définition à la réalisation

L’équipe projet UGA-UNISTRA s’est constituée avec des membres des directions pilotage, SI et patrimoine. Cette équipe a mené une réflexion sur les spécifications fonctionnelles détaillées de la brique patrimoine : quelles données et quels indicateurs sont nécessaires pour piloter l’activité patrimoniale ? Pour chaque donnée, où se sourcer (RT ESR ou le SIPI (SI patrimoine immobilier) quand il existe ?), est-elle disponible, fiable ? Ce premier travail a permis d’identifier des questions structurantes (intérêt d’imposer un cadre de nomenclature et lequel, quel type de surface pour le calcul des ratios, …) pour pouvoir finaliser le cahier des charges. L’ensemble de ces éléments a été transmis aux directions patrimoine des autres établissements SIROCCO afin de nous mettre d’accord notamment sur le périmètre usagers, sur la granularité des informations (bâtiment / pièce), d’adopter les définitions et nomenclatures communes et de prioriser les données à faire remonter en lot 1 et 2. Ces décisions ont été partagées lors d’une synthèse en plénière, quelques 6 mois après le lancement de la démarche. Les travaux de développements ont eu lieu à l’UGA et l’UNISTRA en quelques mois et la réception de la brique s’est faite avec un kit d’installation et de recette. Un premier retour d’expérience et une revue des besoins en développement pour le deuxième lot a été réalisé en plénière et de nouveaux développements sont en cours. Nouvelle livraison cet été !

Les spécificités de la brique patrimoine : source de difficultés et de richesse

Les premières études concernant les sources de données de patrimoine ont montré la diversité des outils utilisés au sein des établissements. Ainsi, tous les établissements du consortium n’utilisent pas le même SIPI (seulement trois avaient Abyla dont l’UGA et l’Unistra). Une majorité d’entre eux sont en réflexion de changement de SIPI. Un groupe de travail s’est d’ailleurs constitué et a été élargi à d’autres universités pour partager sur les différents SIPI existants, les travaux de cahiers des charges en cours et pour potentiellement rationaliser le nombre de SIPI dans le consortium.

Il a donc été décidé de développer deux connecteurs pour alimenter la brique Patrimoine s’appuyant sur les sources suivantes : 

• RT-ESR : c’est le SI de référence commun à tous les établissements, les données sont au niveau bâtimentaire. Cela permet à tout établissement de bénéficier de la brique Patrimoine même sans SIPI.
• Le SIPI :  Abyla, les données sont au niveau de la pièce. A terme, on pourra imaginer développer des connecteurs qui interrogent d’autres SIPI.

Contrairement aux autres briques, une même donnée peut se trouver dans les deux sources exploitées par le SID.

Afin de prendre en compte cette spécificité et des règles différentes de gestion de la donnée mère dans les établissements, il a été décidé que chaque établissement resterait maître de sa donnée patrimoniale et aurait la possibilité d'alimenter l'entrepôt sur chaque champ en choisissant la donnée source (RT-ESR ou SIPI ou les deux). Cette double source permet aussi de faire des travaux de fiabilisation via l’entrepôt de données en vérifiant que les deux valeurs sont bien identiques.

Le développement de la brique c’est aussi…

• Des discussions riches au sein des établissements sur la data disponible et la data intéressante pour nos décideurs, l’identification des données "manquantes" ou non suivies à date et une meilleure connaissance des attentes de nos décideurs pour le pilotage stratégique de la fonction immobilière, par exemple leur souhait de pouvoir suivre « en un clic » les évolutions dans le temps des surfaces, des taux d’occupation ou encore des coûts du parc immobilier de l’établissement.
• Des échanges approfondis entre établissements sur les questions de gestion et fiabilité de la donnée patrimoniale, de la collecte à l'exploitation
• La mise en lumière des missions et des travaux des services patrimoine en interne, et un moteur puissant d’amélioration de la gouvernance des données en transversalité au sein des directions patrimoniales
• Une synchronicité intéressante avec le projet NSG (Nouveau Socle de Gestion) de la DIE (Direction de l’Immobilier de l’État), qui vient interroger une poignée d’établissements « pilote » (dont UGA et Unistra) sur les mêmes questions.

Et la suite, à l’UGA ?

La prochaine étape est la construction des tableaux de bord sur notre outil de datavisualisation. Nous avons pu présenter les capacités du SID SIROCCO à notre gouvernance et établir une feuille de route de tableaux de bord pertinents qui vont encore pouvoir s’enrichir à la livraison du deuxième lot.