1er retour d’expérience de SIFAC +, en toute transparence

Combien d’agents étaient concernés par le SI Sifac au sein de l’université de Tours ?

Environ 250 personnes travaillaient sur Sifac, maintenant ce sont 480 personnes qui travaillent sur Sifac+

Pourquoi l’université de Tours s’est engagée dans la deuxième vague de déploiement de Sifac + ?

Nous savions que le passage à Sifac+ était inéluctable, nous voulions donc profiter du faible nombre d'établissements de la vague B pour bénéficier d'un accompagnement le plus personnalisé possible de la part de l'Amue. L'université de Tours s'était aussi investie très en amont dans la mise en place de Fiori* en participant aux groupes de travail qui ont élaboré la "Fiorisation"** de la dépense. Nous avions aussi anticipé le départ en retraite de certains agents qui avaient la maîtrise historique de Sifac ECC pour profiter, pendant la migration, de leurs connaissances et de leur plus-value en termes de savoir-faire et compétences pour la migration.

* la nouvelle interface utilisateur via des tuiles, nouvelle ergonomie simplifiée
** définition et mise en place de cette nouvelle interface

Combien de temps ont duré les phases de déploiement ? Comment avez-vous trouvé l’accompagnement de l’Amue ? 

Si on compte toutes les phases du projet complet, le déploiement a duré un an et demi, avec des grandes phases préparatoires dédiées au nettoyage des données de tous les objets métier. Il a fallu réfléchir à la modification de notre processus pour intégrer la demande d'achat, comprendre le fonctionnement des rôles métiers et de leurs périmètres et créer les rôles correspondant à nos besoins, ainsi que les espaces pertinents dans notre contexte d'utilisation. Nous avons fermé Sifac en novembre 2024 pour ouvrir Sifac + en février 2025, au jour annoncé de la livraison de l'application aux utilisateurs. Pendant cette fermeture nous nous sommes consacrés à la reprise des données de Sifac ECC vers Sifac+, et nous avons dispensé des ateliers d’accompagnement au changement pour que les collègues du processus de la dépense apprennent à utiliser la nouvelle interface. Des formations ont été données à tous les ordonnateurs qui, eux, découvraient l'univers de Sifac +. Aujourd'hui, stricto-sensu, notre déploiement n'est pas achevé car nous sommes en attente d'une procédure pour transférer les documents du content-server d'ECC vers Sifac+. Une fois que cette phase sera terminée, nous pourrons procéder à la sanctuarisation de Sifac.
S'agissant de l'accompagnement, nous avions organisé des points quotidiens de 30 minutes avec l'Amue, ce qui nous a permis de ne jamais rester sans réponse face aux problèmes rencontrés, et de faire remonter vers la communauté les solutions de contournement que nous avions mis en place. L’application n’étant pas encore assez mature, comme le cockpit de migration, nous avons fait face à de nombreux blocages techniques, qui étaient résolus de façon séquentielle, et dont certains auraient pu être évités avec un peu plus d’anticipation. Notre correspondante a toujours été très disponible, ainsi que l'équipe technique de l'Amue. Nous avons gagné en pertinence lorsque nous avons orienté les entretiens quotidiens comme des briefings de préparation des actions à venir plutôt que des retours sur les actions passées. 

Est-ce que les agents ont pris facilement en main le SI ou avez-vous fait des formations ?

Au début, rien n'a été facile ; l'apurement, la migration des objets, le paramétrage des instances, entre autres choses, ont été vraiment compliqués et ont nécessité un investissement humain et de temps extrêmement conséquent. Nous avons organisé 13 séances de formations pour les ordonnateurs, et 5 ateliers d’accompagnement au changement pour les agents de la dépense. Factuellement, la semaine d'ouverture de Sifac+, les agents ont créé 1,5 fois plus de commandes d'achat qu'en rythme de croisière sur l'ancienne version ; donc oui, on peut dire que les agents ont pris en main l'interface rapidement. Cependant il faut atténuer cette réponse au vu des difficultés qui ont été remontées par les usagers, qui pouvaient être de plusieurs ordres : difficulté de réorganisation interne, difficultés vécues aussi par les ordonnateurs dont le travail n'était pas facilité par la hiérarchisation de nos centres financiers combinée au peu de possibilité de paramétrage des workflows. Par exemple, un ordonnateur ne sait pas facilement qui est à l’origine d’un bon de commande (hors saisie dans S+), il ne comprend pas toujours pourquoi une pièce revient en signature à cause de modifications mineures. Les ordonnateurs qui ne sont pas familiers de Sifac trouvent les indications données par l’outil absconses ; tout cela contribue à leur donner l’impression qu’ils valident à l’aveugle, alors que les processus mis en place précédemment étaient bien plus sécurisés (mais moins rapides ...). Et en bout de chaîne, le service facturier qui a dû se réorganiser, aussi, car les informations sur lesquelles s'appuyaient leurs traitements n'étaient plus disponibles dans les écrans de Fiori. Finalement, ce sont les collègues de la cellule Sifac, qui assurent l'administration fonctionnelle, qui se sont mobilisés très fortement pour répondre aux blocages, à toutes les demandes des collègues et faire beaucoup de pédagogie.

Que vous apporte SIFAC + au quotidien dorénavant dans votre établissement ?

SIFAC+ a permis une dématérialisation complète des circuits de validation, supprimant les échanges physiques de documents (bons de commande). Cette transition vers le numérique réduit les risques d’erreurs, de pertes de documents, et facilite l’archivage. Les équipes gagnent en réactivité et en traçabilité, avec un accès centralisé et sécurisé à l’ensemble des données. 
Grâce aux workflows (validations en un clic), les délais de traitement sont divisés par deux pour certaines procédures. Par exemple, les validations hiérarchiques, autrefois chronophages via le parapheur, sont désormais réalisées en quelques heures.
Du côté technique, le remplacement de la brique ITESoft pour la dématérialisation des factures est un vrai avantage, car ce module était devenu obsolète et lourd à gérer.
Nous avons conscience des difficultés de recrutement de l’Amue pour étoffer les équipes dédiées à Sifac+ qui, nous en sommes certains, donnent le meilleur d’elles-mêmes. Cependant, actuellement, la gestion en mode service entraîne une certaine perte en autonomie pour l’établissement et présente encore quelques contraintes qui se traduisent par des pertes de temps préjudiciables. Par exemple le principe de tickets, ralenti le fonctionnement par rapport à avant lorsque les opérations étaient faites en établissement. Les administrateurs fonctionnels doivent anticiper beaucoup plus longtemps à l’avance les opérations demandées. Ils sont moins agiles car dépendants de la disponibilité des équipes de l’Amue, d’autant qu’ils ont perdu un certain nombre de droits d’administration. 
Même si certaines fonctionnalités sont à améliorer, les administrateurs fonctionnels font toutefois moins appel à l'administratrice technique. C'était une promesse du projet qui est tenue. L'agente a pu réorienter ses missions vers d'autres domaines, tout en gardant une quotité de travail sur Sifac+.