Le numérique à l’université, une histoire d’équipes

Mettre en avant les femmes et les hommes derrière les systèmes d’information, c’est aussi donner du sens aux chiffres. Le bilan RH des directions numériques devient ainsi un outil de transparence, de dialogue et de pilotage.

Dès 2016, la Direction des Systèmes d’Information (DSI) de l’Université de Picardie Jules Verne a publié son premier rapport d’activité annuel. L’objectif est bien, à l’origine, d’expliquer le fonctionnement d’une direction informatique et de faire état en transparence de ses points forts et de ses points faibles mais aussi et surtout de valoriser le travail de ses agents, d’expliquer de quoi est fait leur quotidien.

Le rapport d'activité va, dès lors, jouer un rôle déterminant dans l'amélioration et la garantie de la qualité du système d'information en centralisant les informations clés sur la performance, les incidents, les réussites et les axes d'amélioration du système d’information, permettant ainsi une vision claire et transparente de sa qualité.

La DSI est généralement une direction importante en termes d’effectif au sein d’une université. Il est donc primordial de communiquer sur ses missions, son organisation et ses résultats.

Le rapport d’activité fournit une photographie détaillée des ressources humaines, structurelles et qualitatives, permettant un pilotage éclairé de la politique RH. Il s’agit d’un outil d’information, de dialogue social, d’aide à la décision et de transparence vis-à-vis de la gouvernance et des tutelles.

• Pilotage et gouvernance : Le bilan RH permet de visualiser l’évolution des effectifs, le renouvellement des compétences, la pyramide des âges, les difficultés de recrutement, les disparités (genre, statut, catégorie), et d’anticiper les besoins pour les années à venir.
• Dialogue social et transparence : Il constitue un support de communication interne et de dialogue avec la gouvernance.
• Aide à la décision : Ce bilan aide le DSI à appuyer ses demandes auprès de la gouvernance (recrutements et créations de poste, organisation, formation, prévention des risques) à partir d’indicateurs objectifs et partagés.
• Valorisation de l’activité de la DSI : Il met en valeur les actions menées, les progrès accomplis et identifie les axes d’amélioration, participant au sentiment d’appartenance et à l’attractivité du service

À l’origine, en 2016, le rapport d’activité de la DSI incluait déjà une dimension RH succincte : 

• Organigramme
• Missions des différents services
• Évolution des effectifs : arrivées et départs
• Répartition des activités des agents entre le temps passé à l’exploitation au quotidien et le temps consacré aux projets.

Au fil des années le volet RH du rapport d’activité s’est étoffé pour aboutir, en 2024, à une répartition des effectifs selon différents critères :

• Type de contrat (graphique 1)
• Corps (graphique 2)
• Répartition des informaticiens (BAP E) dans les différentes structures de l’établissement (graphique 3)
• Répartition Hommes/Femmes
• Pyramide des âges globale et par statut (titulaire/contractuel)
• Mouvements de personnels sur l’année écoulée (arrivées et départs)
• Réussite aux concours, avancement.

Un certain nombre de directions du numérique d’universités françaises proposent maintenant un rapport d’activité contenant un bilan détaillé des ressources humaines. On peut citer, par exemple, le rapport 2023-2024 de la DGDNum de l'Université de Lille qui m’a servi de modèle en 2016 et qui propose aujourd’hui un état des effectifs (nombre d'agents, répartition par sexe, âges, pyramide des âges), les postes vacants, les recrutements en cours, ainsi qu’une analyse des enjeux de gestion RH (risques de départ à la retraite, renouvellement des compétences) ou encore le rapport d’activités de la direction du numérique de l’Université de Reims Champagne-Ardenne qui contient le même type d’éléments.

Typologie des bilans RH dans les rapports d’activités des directions du numériques :

• Effectifs totaux avec ventilation par catégorie (administratifs, techniques, apprentis, etc.) et par genre
• Répartition par tranches d'âges pour anticiper la gestion des compétences et des départs.
• Postes vacants ou en recrutement et points d’alerte sur la pyramide des âges.
• Analyse qualitative : difficultés de recrutement, besoins en renouvellement, risques liés à la dépendance aux compétences rares, enjeux de formation interne et d’intégration des jeunes agents.
• Certains rapports intègrent aussi les métiers (développeurs, techniciens, ingénieurs), le turn-over, le recours à la sous-traitance et la ventilation des ressources RH par service.

En conclusion

Un bilan RH se retrouve de façon systématique ou quasi-systématique dans les rapports d’activités des DSI ou directions du numérique quand ils existent et est généralement accompagné de graphiques ou tableaux explicites et d’une analyse de gestion RH spécifique aux enjeux du numérique dans le secteur public universitaire. 

Avoir un bilan RH dans un rapport d’activité, c’est disposer d’un instrument de pilotage, de justification des choix, et de transparence au service de la performance et du dialogue au sein de la communauté universitaire.

À l’Université de Picardie Jules Verne, le rapport d’activités et le bilan RH ont permis d’instaurer un dialogue sincère et efficace avec la gouvernance et de mettre en lumière les besoins au service du développement de la stratégie numérique de l’établissement.