APSOLU : quand les services des sports innovent ensemble

Quand le SUAPS de Toulouse doit remplacer son ancien outil d’inscription, c’est vers une solution libre et une communauté humaine qu’il se tourne. En choisissant APSOLU en mode Saas, l’équipe fait le pari de l’accompagnement, du partage d’expertise et d’une mise en œuvre progressive. Deux ans plus tard, Toulouse mesure un gain d’efficacité et une vraie dynamique collective autour d’un outil construit par et pour les services des sports universitaires.

En 2016, les universités de Rennes ont développé l’application libre APSOLU. Celle-ci permet de gérer la totalité du périmètre administratif et pédagogique d’un service des sports universitaire : catalogue de formations, inscriptions, licence FFSU, supports de cours, communication, assiduité, notation, statistiques…

Depuis 2019, les universités de Rennes proposent également APSOLU en SaaS, clefs en mains. L’Université de Toulouse, comme d’autres avant elle, a opté pour ce mode en 2023. Arnaud Saint-Georges (DSI de l’Université Rennes 2) revient sur ce projet avec Christine Bounhouret (SUAPS de Toulouse) et Yann Neveu (SIUAPS de Rennes, chef de projet national APSOLU). 

Arnaud Saint-Georges : Christine, pourquoi avoir choisi APSOLU ?

Christine Bounhouret : Nous utilisions une vieille application de gestion d’inscriptions qui était en voie d’obsolescence. J’ai identifié deux ou trois solutions en France dont APSOLU. J’ai contacté Yann qui a été très réactif et qui m’a renseigné de façon précise sur les fonctionnalités actuelles et les nombreuses évolutions planifiées. On a rapidement pu estimer qu’APSOLU pouvait immédiatement couvrir 80 % de nos besoins. 

ASG : Vous auriez pu déployer gratuitement APSOLU puisque c’est un logiciel libre. Pourquoi avoir choisi d’être hébergé en SaaS sur les serveurs de Rennes ?

CB : C’est l’option qui a finalement été retenue par la DSI. On a estimé qu’il était moins coûteux de s’appuyer sur Rennes que de mobiliser un ingénieur. Et cette option permettait de bénéficier de l’accompagnement du SIUAPS de Rennes.

ASG : Yann, comment avez-vous accompagné Toulouse sur leur projet ?

Yann Neveu : Nous avons tout d’abord organisé une première visio avec les collègues du service des sports en novembre 2022. Celle-ci nous a permis de mesurer les écarts entre leurs attentes et les possibilités d’APSOLU. Ensuite, après le « GO ! » de Toulouse, nous nous sommes déplacés chez eux en janvier 2023. Objectif : découvrir leur contexte, structurer les données en fonction, organiser la synchronisation avec Apogée… Nous sommes retournés à Toulouse au mois d’avril pour entrer là dans le vif du sujet : paramétrage des méthodes d’inscription, identification des différentes populations, derniers réglages…

CB : C’est cette phase qui a réellement boosté le projet. Elle a été suivie de nombreux échanges avec l’équipe de Rennes via le forum dédié à Toulouse sur la plateforme communautaire. 

ASG : Après deux années d’utilisation d’APSOLU, quel est le bilan ?

CB : Nous sommes très satisfaits. Nous avons gagné en efficacité sur de nombreux points : les fonctionnalités pédagogiques (grâce à Moodle, socle d’APSOLU), la communication, le retour des notes, le paiement de la licence FFSU… Sur ce dernier point, il ne nous faut plus que quelques secondes pour enregistrer des centaines de licences ! Et les étudiants apprécient de pouvoir effectuer leur demande de licence à toute heure du jour et de la nuit.

YN : Il faut dire que Toulouse, avec l’aide de Brest, s’est beaucoup impliquée dans l’évolution du module FFSU d‘APSOLU. Nous travaillons d’ailleurs tous ensemble sur les prochaines fonctionnalités : intégration dans l’application mobile de l’Université de Lorraine, gestion des quotas par profil, gestion des installations… Car c’est bien la force principale de ce projet : s’appuyer sur la communauté des services de sport pour faire évoluer les pratiques et l’application APSOLU, grâce à l’intelligence collective.