De SMILE à SIRIUS : une coopération nationale pour simplifier la mobilité internationale

Quand les services internationaux de Caen et Strasbourg ont réalisé que les solutions du marché ne répondaient pas aux besoins du terrain, ils ont choisi une autre voie : mutualiser leurs forces. SMILE est né ainsi, avant de devenir le point de départ d’un consortium de 14 établissements engagé dans la création de SIRIUS, un outil open source pensé par et pour les experts métiers. Une façon de reprendre la main sur un enjeu quotidien pour les étudiants comme pour les équipes.

Le besoin

Le projet SMILE est né de l’appel à projet « Services numériques aux étudiants » du MESRI de décembre 2021. Lors de cet appel à projet, les directions des relations internationales de l’université de Caen Normandie et de l’université de Strasbourg ont décidé de développer des services numériques de scolarité répondant aux spécificités de la mobilité internationale entrante, services peu développés par les prestataires privés MoveOn et Mobility Online avec une volonté de simplifier la vie de l’étudiant. 

Le projet SMILE

Dans ce projet, les DSI de Strasbourg et Unicaen ont décidé de tester la mise en place de services mutualisés dans un datacenter labellisé par la DGRI. L’université de Caen Normandie a développé l’application SMILE et l’a déployé sur un cluster kubernetes fourni et opéré par l’université de Strasbourg sous forme de service. À la fin du projet, le service a été mis en œuvre comme un service fourni via l’association ESUP-Portail, en septembre 2024 avec comme périmètre fonctionnel les workflows adaptés à chaque programme de mobilité entrante pour différents publics (étudiants, stagiaires, doctorants, personnels), et pour les étudiants l’accès au catalogue de cours international, la création de son OLA (Online Learning Agreement) ainsi que la retranscription des notes dans le système compatible avec son pays d’origine.

À la fin du projet SMILE, le groupe projet a réfléchi à la suite et rapidement, après discussion avec le RISUP1, il est apparu nécessaire de construire un système d’information dédié aux relations internationales, mieux adapté que les opérateurs privés, pour gérer quotidiennement les accords  de coopérations, les projets européens, les mobilités sortantes, les financements, disposer d’indicateurs de pilotage quel que soit la structuration de l’établissement (école, université, EPE, etc.).

La suite ? un nouveau consortium SMILE+ et un nouveau service numérique SIRIUS

Après une phase de discussion, un nouveau consortium étendu a vu le jour, il est composé aujourd’hui de 14 établissements de l’ESR ainsi que de l’association ESUP-Portail, ils travaillent de concert pour construire un outil opensource, disponible en Saas, qui couvrira tous les besoins des services de relations internationales. Il est découpé en 13 work-packages dont 6 work-packages métiers pilotés par des experts métiers de l’international. Depuis mars 2024, ce consortium se réunit en présentiel tous les 3 à 4 mois pour partager les différentes avancées du projet.  

Après une première phase de recherche de financement unique via le FTAP fin 2023, contrariée par les différentes dissolutions (gouvernements, assemblée générale) de 2024 , il a été décidé de trouver de multiples sources de financements alternatives. Courant 2025, 3 ETP répartis dans 4 établissements ont pu être mobilisés pour construire les bases techniques de l’application. Les fonctionnalités, user stories / workflows et données modélisées par les experts et expertes métiers depuis mars 2024 ont été implémentés et depuis octobre 2025, les fonctionnalités apparaissent dans le nouvel outil piloté par le consortium SMILE+ : le projet SIRIUS (System for International Relations and Information for Universities and Schools).

Désormais, suite au comité de pilotage de novembre 2025, nous présenterons tous les mois les développements réalisés, les experts métiers pourront les tester sur des instances déployées sur un cluster kubernetes de test mis à disposition dans le datacenter de l’université de Strasbourg. L’accord de consortium définitif est en cours de finalisation et doit être signé si possible pour fin 2025, début 2026 au plus tard. La diversification des sources de financement a également permis au consortium de se rapprocher de l’European University Foundation (EUF), l’organisme à l’origine de l’infrastructure Erasmus Without Paper pour l’Union européenne. Des travaux conjoints ont été décidés et un projet KA220 est en cours de dépôt, un second en cours de réflexion. Il devrait être possible d’utiliser une version complète de SIRIUS à horizon fin 2027, mi-2028 en fonction des financements obtenus. L’outil sera alors disponible en open-source pour une installation « On Premise » ou en mode service via l’association ESUP-Portail.