L’unicité des données dans le SI, un enjeu partagé

Derrière les notions d’interopérabilité et d’API, il y a une réalité bien concrète pour les établissements : un même étudiant peut apparaître plusieurs fois dans le SI, créant erreurs, incohérences et irritants. En retraçant les causes — points d’acquisition multiples, limites de l’API INES, effets de MonMaster — et en montrant comment Sinaps apporte un dédoublonnage piloté et humain, ce témoignage éclaire un enjeu stratégique partagé : garantir l’unicité des données pour fiabiliser l’ensemble du système d’information. 

Dans le système d’information (SI), les applications partagent des objets métiers tels que les personnes, les structures, les nomenclatures, les tiers, les locaux, etc.  

Souvent l’intégration des applications a été vue comme une exigence technique. Aujourd’hui, lorsque l’on parle d’interopérabilité du SI, au-delà de l’échange de données entre les applications, doit être pris en compte un enjeu stratégique de gouvernance. Il ne s’agit pas seulement d’établir des « ponts » entre les îlots du SI, mais d’assurer la cohérence des données partagées en tout point, en particulier de garantir l’unicité des enregistrements informatiques des objets métiers.

Le risque de doublons apparait lorsqu’un même objet métier donne lieu à plusieurs enregistrements dans différentes applications, voire au sein d’une même application.

Le cas particulier des étudiants

Dans le cas du domaine de la Formation et Vie de l’Étudiant, l’étudiant est un objet métier qui évolue au fil du parcours de celui-ci : de la candidature à sa diplomation puis comme ancien élève, voire comme apprenant en formation continue.

Ce cycle de vie de l’objet métier se traduit par le changement des données qui le caractérisent.

Or, la multiplicité des points d’acquisition, à différents moments, génère autant d’interaction avec le SI qui peuvent aboutir à la création de doublons. L’attribution d’un identifiant unique, pérenne et partagé est une nécessité pour garantir l’unicité et la consolidation continue de l’objet métier.

L’API INES (Identifiant National dans l’Enseignement Supérieur) vise à répondre à ce besoin. À partir des données d’état civil, l’API INES vérifie l’existence d’un étudiant dans la base nationale et restitue son identifiant unique (INE). Si l’API INES ne trouve pas d’enregistrement de référence, elle en crée un nouveau.

Cependant, les données d’état civil, souvent saisies manuellement, ne permettent pas une vérification certaine à 100%, notamment pour les étudiants étrangers. En effet, les limites des interfaces de saisie en termes de contrôle de l’exactitude des données sont autant de limites à l’utilisation de l’API INES.

L’approche « gestion des données de référence » pour un dédoublonnage renforcé et piloté

Les établissements qui connectent leurs applications de gestion (Pégase, Apogée, …) à Sinaps bénéficient d’un mécanisme de dédoublonnage renforcé et piloté.  

Non seulement, Sinaps est capable de comparer les enregistrements suivant plusieurs critères avec des algorithmes adaptés qui atténuent les erreurs ou variations de saisie. Mais encore, lorsque la finesse du paramétrage et des algorithmes ne permet pas de lever les ambiguïtés, une expertise humaine est requise.

L’approche Sinaps illustre une évolution clé de la gouvernance des données : passer d’une logique de traitement local des erreurs à une gestion proactive de la qualité des données partagées et à une collaboration entre des gestionnaires, spécialistes d’un domaine métier, et les intendants des référentiels qui sont des spécialistes de la donnée.