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Vade-mecum scolarité

Textes législatifs et réglementaires

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Le pilotage de la formation et de la vie de l'étudiant

  • Le SI facilite t-il le pilotage au travers de la remontée des informations pour les indicateurs, tableaux de bord, etc... ?
  • Les indicateurs fournis par le SI sont-ils suffisamment pertinents pour être efficients en terme de pilotage ?
  • Qui définit pour l'université les cibles relatives aux indicateurs référents du ministère, au regard des cibles issues du PAP :
    • Le président ? Le bureau ? L'équipe de direction ? Les directeurs de composantes ? La cellule « pilotage » de l'établissement ?
  • Ces cibles sont-elles bien en adéquation avec les objectifs assignés au sein du contrat d'établissement ?
  • Comment ces cibles sont-elles prises en compte au niveau des conseils et des composantes : Imposées ? Négociées ? Adaptées ? Ignorées ?
  • Le taux d'encadrement par étudiant, par discipline et/ou par domaine de formation est-il pris en compte dans la définition de la politique de formation et de recherche de l'établissement en vue de redéploiements ou de recrutements ?
  • Qui définit la politique de la vie étudiante de l'université : Le président ? Le bureau ? L'équipe de direction ? Le conseil d'administration ? Les directeurs de composantes ? Le CEVU et le vice-président étudiant y sont-ils associés dès l'amont ou sont-ils informés a posteriori des décisions prises?
  • La politique de la vie étudiante est-elle définie en liaison étroite avec le CROUS ? (cf. § les commissions de sites et les partenariats)
  • Une politique de recrutement de BIATOSS destinés à l'assistance à l'enseignement, à la scolarité et aux services dédiés à la vie étudiante a-t-elle été définie ?
  • Existe-t-il un suivi et une évaluation de ces éléments de la politique de l'établissement ? Qui s'en charge ?
  • Cette évaluation est-elle diffusée ? Vers quel public ? Par quels moyens : Intranet ? Internet ?
  • Cette évaluation des résultats de la politique de l'établissement donne-t-elle lieu à une discussion (CEVU, CA) ?

La « démarche indicateurs » dans votre établissement

  • Pour quelle(s) raison(s) une "démarche indicateurs" a-t-elle été mise en place dans votre établissement :
    • Obligation réglementaire ?
    • Introduction d'une logique par objectifs concourant à répondre aux orientations ministérielles ?
    • Outils d'auto-évaluation ?
    • Aide à la décision et pilotage ?
    • Mesure de performance ?
    • Outils de comparaison nationale/internationale ?...
  • Comment a-t-elle été mise en place ?
  • Y-a-t-il eu communication vers les services, les acteurs et les conseilssur ce thème ?

Les acteurs et les structures chargés de l'élaboration des indicateurs

  • Existe-t-il un vice-président ou un chargé de mission sur ces questions d'indicateurs ?
  • Travaille-t-il en collaboration avec le VP CEVU et /ou les responsables de formations ?
  • Quel est le rôle du CEVU dans le processus d'élaboration des indicateurs ?
  • Sur quelle structure administrative (ou service administratif) repose la démarche indicateurs ?
  • S'agit-il d'une structure centralisée ou décentralisée, distincte d'une cellule de pilotage ?
  • Comment se situe cette structure dans l'organigramme, par rapport au secrétaire général :
    • Au sein de la division de la formation ?
    • Auprès du VP CEVU ?
    • Adossée à l'une et/ou l'autre des structures en charge des statistiques et tableaux de bord, en charge des enquêtes d'insertion professionnelle ?
    • Rattachée à l'observatoire de la vie étudiante ?

L'élaboration des indicateurs

  • Chaque indicateur fait-il l'objet d'une définition et pour quel(s) objectif(s) ?
  • Y-a-t-il clarification des objectifs : pour qui, pourquoi et pour quoi faire ?
  • Ces objectifs font-ils l'objet d'une communication vers l'extérieur ou se limitent-ils à une utilisation interne ?
  • Y-a-t-il consensus sur les définitions et les objectifs ?
  • Quelle est la typologie de ces indicateurs : indicateurs annuels de performance ? Indicateurs contrats ? Indicateurs de pilotage de l'établissement ? études de cohortes ? Trajectoires ? Enquêtes d'insertion ?
  • Quels indicateurs particuliers d'autoévaluation sont utilisés ?
  • Quel est le mode de collecte des données nécessaires à la construction des indicateurs : à partir d'un système d'information unique ? à partir d'informations réparties dans différents systèmes : sources issues des UFR ou propres à chaque formation ?
  • Les procédures de construction sont-elles explicitées et détaillées ? Qui en fait l'analyse ?
  • Y-a-t-il une déclinaison spécifique des indicateurs pour la formation continue ? Pour l'apprentissage ? Pour l'international  ?

Les moyens nécessaires à l'élaboration des indicateurs sont-ils réunis ?

  • Quelle est la pertinence et la fiabilité des informations présentes dans le(s) système(s) d'information de l'établissement ? Qui valide cette pertinence et quelles sont les mesures prises pour l'améliorer ?
  • Quels sont les outils logiciels utilisés ?
  • Le module pilotage d'Apogée est-il opérationnel ?
  • Est-il utilisé pour le calcul d'indicateurs et pour quels indicateurs ?
  • Quelles conséquences induit l'organisation de la scolarité sur la fourniture des informations destinées à l'équipe de direction ?
  • Inversement, quelles conséquences la fourniture des informations requises a-t-elle sur l'organisation de la scolarité ?
  • À votre connaissance, l'impact des choix organisationnels est-il pris en compte dans votre établissement au moment de la détermination des indicateurs ?

Quels sont les modes de diffusion ?

  • Cette diffusion est-elle interne ou externe ?
  • Selon quelle périodicité se fait cette diffusion ?
  • Pour quels destinataires ?
  • Quels moyens humains y sont dédiés ?
  • Un service s'en occupe-t-il spécifiquement ?
  • Quel est le budget alloué ?
  • Les modes de diffusion choisis ont-ils cohérents, fiables, d'accès aisé ?
Dernière modification : 17/03/2009