Vade-mecum scolarité

Textes législatifs et réglementaires

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Entrer à l'université

Orientation active

  • Qu'est-ce qui caractérise le dispositif d'orientation active mis en place au sein de votre établissement ?
  • Ce dispositif est-il conçu en liaison avec les enseignants des lycées de votre bassin de recrutement ?
  • Est-il propre à votre établissement ou relève-t-il d'un groupement d'établissements d'enseignement supérieur qui agissent de concert sous un chapeau commun ?
  • Qui assume la maîtrise d'ouvrage des campagnes d'orientation active : l'université seule ? Le rectorat ? Le PRES ? La région ? L'agglomération ? Une autre entité ?
  • Ce dispositif est-il dématérialisé : partiellement ? Complètement ? Pas du tout ?
  • Ce dispositif vous conduit-il à recevoir des lycéens pour leur prodiguer des conseils d'orientation ou tout se passe-t-il seulement à distance ?
  • Si l'orientation active suppose de recevoir des lycéens, quelle proportion d'entre eux recevez-vous par rapport à l'ensemble des futurs inscrits ?
  • Avez-vous défini des profils de lycéens disposant de meilleures chances de réussite et d'insertion professionnelle pour les parcours de formation proposés ? Ces profils sont-ils portés à la connaissance des intéressés ? Par quel(s) moyen(s) ?
  • À quel moment de la procédure les lycéens sont-ils informés des statistiques de réussite aux examens et du taux d'insertion professionnelle au sein des différents parcours de formation qui leur sont proposés ?
  • Ces statistiques sont-elles sur le site web de l'établissement en regard des éléments constitutifs de l'offre de formation ?
  • Les données relatives aux conseils prodigués aux lycéens sont-elles examinées au regard des décisions d'inscriptions prises par ces derniers et au regard de leurs résultats universitaires ?
  • Les conclusions principales de la synthèse de ce croisement de données (conseils prodigués/décisions d'inscriptions prises par les intéressés/résultats universitaires obtenus par ceux-ci) sont-elles portées à la connaissance des candidats à l'inscription afin de nourrir leur réflexion quant à la pertinence du choix de parcours envisagé ?
  • Ce dispositif est-il évalué ? A quel moment cette évaluation est-elle faite ?

Orientation

Le service d'orientation
  • Est-il interuniversitaire ? Quelles sont ses missions ? Comment est organisée sa gouvernance ?
  • Quel est le statut du personnel affecté ? Spécialisé au sein du service ? Polyvalent ? Y-a-t-il un ou plusieurs conseillers d'orientation psychologues ? A temps plein ? Partiel ? Partagés avec quels établissements ? Quel est le ratio par rapport aux effectifs étudiants ?
  • Le service est-il ouvert aux étudiants de l'université ou à tout public ? Est-il facile d'accès ? Ses horaires d'ouverture sont-ils compatibles avec ceux des étudiants ?
  • Quelle est sa position sur le campus ? Y-a-t-il une signalétique spécifique au service ?
  • Le service d'information et d'orientation est-il accessible directement sur le site web de l'université ?
  • Quelle est la relation avec le service communication de l'université ? Une répartition des tâches est-elle convenue entre les différents acteurs de l'information qui travaillent dans votre établissement ?
  • Quelle articulation est prévue avec les directeurs des études chargés de l'orientation au sein des parcours ? Avec les équipes de formation ?
Les autres acteurs de l'orientation
  • Quel est le rôle des scolarités de composantes dans l'information des étudiants ?
  • Y-a-t-il une formation continue des personnels ? Mises à jour des connaissances des offres de formations internes, nationales... ?
  • Des enquêtes de satisfaction sont-elles réalisées auprès des étudiants ?
  • Y-a-t-il des contacts formalisés avec les services rectoraux (SAIO, CIO) ?
  • Un rapport d'activité est-il dressé annuellement par les acteurs de l'orientation ? Est-il joint au contrat quadriennal ? Est-il communiqué et validé devant les conseils centraux ?
Aide à l'orientation
  • Des entretiens individuels sont-ils proposés ? Sur rendez-vous ? Quand se déroulent-ils : avant les inscriptions ? A d'autres périodes de l'année ?
  • Quels logiciels spécifiques d'orientation sont disponibles ? Sur quels critères ont-ils été choisis ? Sont-ils disponibles en libre service ou avec accompagnement ?
  • Quel est le rôle joué par les enseignants en matière d'orientation ou de réorientation ? Sous quelle forme ?
  • Une présentation des possibilités de poursuite d'études à l'université, dans d'autres établissements ou à l'étranger est-elle faite ? Sous quelles formes (programmes d'échanges internationaux...) ? Cette présentation se fait-elle en liaison avec le service des relations internationales ?
Documentation d'Information
  • La documentation disponible est-elle en accès libre ? L'emprunt est-il possible ? Les photocopies sont-elles possibles ? Gratuites ou payantes ?
  • Quel est le nombre de postes informatiques permettant l'accès aux banques de données ?
  • Existe-t-il une documentation institutionnelle, des dossiers thématiques ?
  • Sur quels supports la documentation est-elle consultable (papier, portail d'information, DVD, CD) ?
  • La documentation des partenaires extérieurs (APEC, CCI...) est-elle proposée ?
  • L'accès à des informations sur sites web est-il libre ? Quelle documentation est directement accessible : celle de l'onisep ? Celle d'autres services d'information et d'orientation ? Lesquels ?
  • Les différents supports sont-ils traduits ? En combien de langues ?
  • Les documents sont-ils conçus en termes d'insertion professionnelle ?
  • L'organisation de la documentation est-elle confiée à un personnel spécialisé ?
  • Quelle est la fréquence de mise à jour de la documentation ? Qui a la responsabilité de la validation de ces mises à jour ?

Accueil

  • Existe-t-il un point d'accueil unique (point de contact avec tous les acteurs intervenants dans la gestion de la vie étudiante : transports, logement, activités culturelles ou sociales...) ?
  • Fonctionne-t-il toute l'année ? Qui le coordonne ? Qui y participe ?
  • Existe-t-il un point d'accueil numérique ?
  • Disposez-vous d'un service d'accueil pour les étudiants handicapés ?
  • Ce service est-il en relation avec les établissements du secondaire du bassin de recrutement de l'université afin d'anticiper dès l'amont les besoins de ces étudiants au plan logistique ?
  • Si vous disposez de plusieurs points d'accueil, comment sont-ils répartis ? Par UFR ? Par composante ? Partagés avec d'autres partenaires ?
  • Où sont-ils implantés et comment sont-ils identifiés ?
  • Les personnels d'accueil reçoivent-ils une formation appropriée ?
  • Sur quels critères sont-ils choisis et dans quelle catégorie de personnels ?
  • Existe-t-il une signalétique ? Qui la conçoit ? Qui la prend en charge ? Qui la met à jour ?
  • Y-a-t-il une Maison de l'Étudiant ?
  • Quel rôle joue-t-elle dans le dispositif d'accueil des nouveaux étudiants à l'université ?
Horaires d'ouverture
  • Quelle est la plage horaire d'ouverture des services qui accueillent du public (scolarité, SCUIO-IP, BVE...) ?
  • Les horaires d'ouverture des différents services sont-ils homogènes ? Certains services sont-ils ouverts le samedi ? Pendant les vacances universitaires ?
Infrastructures
  • La signalisation sur la voie publique facilite-t-elle l'accès à l'établissement ? Le stationnement est-il organisé ? Facilité ? Gratuit ? Payant ? L'accès aux parkings est-il réservé à certaines catégories ?
  • L'accès par les transports en commun a-t-il été pris en compte par les pouvoirs publics ?
  • Comment sont assurées la sécurité et la surveillance ? La présence de vigiles est-elle organisée ?
  • Le nettoyage des locaux est-il assuré quotidiennement ? Par les personnels de l'université ou en sous-traitance ?
  • Existe-t-il un dispositif spécifique d'accueil des adultes (accueil VAE, PRC...) ?
Accueil téléphonique
  • Les appels extérieurs aboutissent-ils directement aux correspondants concernés ou faut-il passer par un standard ? L'accueil se fait-il par boîte vocale ou en direct ?
  • Les numéros des personnels sont-ils publiés et accessibles aux étudiants ? Sous quelle forme ?
  • Les personnels affectés au standard téléphonique ont-ils reçu une formation spécifique ?
  • Existe-t-il une ligne spéciale dédiée à l'information des étudiants en période d'inscription ?
Messagerie électronique
  • Un compte messagerie individuel est-il attribué à chaque étudiant de l'université à la rentrée ?
  • Peut-on joindre directement les personnels via le site Web ? Certaines catégories de personnels ? Les adresses figurent-elles sur les publications et documents remis au public ? Comment et à quelle fréquence se fait la mise à jour ? Existe-t-il une adresse mail générique par service ?
  • Existe-t-il des listes de diffusion ? Qui procède à leur mise à jour ? Qui est habilité à les utiliser ?
  • Peut-on dialoguer sous forme de questions réponses (FAQ, forums) ? Ce type de dialogue est-il réservé aux étudiants / enseignants ou permet-il également le mode étudiants / administratifs ?
  • Qui se charge de la modération des questions ? Quel ETP est nécessaire pour ce travail ?
  • Une étude de qualité est-elle réalisée sur cette prestation (analyse de la rapidité et de la pertinence des réponses et inférence sur le dispositif d'accueil) ?
Rentrée universitaire
  • Existe t'il des dispositifs de remise à niveau ou d'adaptation aux pré-requis ?
  • Existe-t-il un prologue de rentrée ?
  • Si oui, avec quels contenus
    • Initiation  à l’ENT ?
    • Tests de positionnement ?
    • Initiation à la documentation ?
    • Initiation à l’environnement universitaire ?
    • Sensibilisation au projet de l’étudiant ?
  • Une semaine ou des journées de rentrée sont-elles organisées dans votre établissement ? Sont-elles généralisées à toutes les composantes ? A tous les cycles ? Qui les coordonne et les met en œuvre ?
  • Quelle est la place du guichet unique dans ce dispositif ?
  • Qui présente, lors de ces journées de rentrée, les enseignements, le calendrier de l'année, les possibilités de réorientation, les différents services de l'université ? Quelle part prennent les enseignants, les administratifs, les élus étudiants et les représentants des associations dans ces présentations?
  • Les journées de rentrée prévoient-elles une visite des locaux et services ?
  • Avez-vous recruté des tuteurs «d'accueil» ? Quel est leur rôle ? Qui les recrute ? Sur quels critères ? Dans quelle proportion par rapport aux effectifs étudiants ? Reçoivent-ils une formation ? Leur action se prolonge-t-elle toute l'année ? Sous quelle forme ? Les fonctions de tutorat d'accueil et de tutorat d'accompagnement sont-elles cumulées ?
  • Distribuez-vous un livret d'accueil à l'étudiant qui décrit la vie à l'université ?
  • Intégrez-vous une communication numérique au moment de la rentrée ?
Politique mise en place pour les différents publics
  • Existe-t-il un régime spécial d'études pour :
    • Les salariés ?
    • Les athlètes de haut niveau ?
    • Les étudiants de l'enseignement à distance ?
    • Les étudiants handicapés?
    • D'autres catégories d'étudiants bénéficiaires sur proposition du CEVU et accord du CA ?
  • Comment se caractérise ce statut ?
  • De façon générale, pour les publics spécifiques, utilisez-vous toutes les potentialités des TIC et TICE en termes de flexibilité et d'accessibilité ?
Accueil des étudiants étrangers
  • Existe-t-il une politique définie et affichée de l'accueil des étudiants étrangers ?
  • Les CEF sont-ils informés de cette politique ?
  • Au sein de quelle(s) structure(s) sont-ils accueillis (à titre individuel ou dans le cadre d'échanges) ? Y-a-t-il une collaboration formalisée entre les services de l'université et ceux des préfectures ? Comment gérez-vous la question de la visite médicale obligatoire de l'ANAEM ?
  • Le recrutement est-il examiné par une commission d'établissement ?
  • Une stratégie de niveau de recrutement est-elle définie en CEVU ?
  • Quel est le lien avec la politique du CROUS ?
  • Un parrainage des étudiants étrangers est-il prévu ? Les étrangers reçoivent-ils une information préalable systématique avant leur arrivée dans l'établissement ? Leur connaissance de la langue française est-elle vérifiée ? Par qui et sous quelle forme ?
  • Le service des RI a t-il en charge l'ensemble des étudiants étrangers ?
  • Le guide des procédures est-il édité en français et en anglais ?
  • Des modules FLE sont-ils ouverts pour les étudiants étrangers ? Les labos de langues bénéficient-ils d'une ouverture en libre service ?
Accueil des étudiants sportifs de hauts niveaux
  • Existe-t-il un service dédié ? Une personne ressource ? Quels sont ses horaires de permanence ?
  • Des liens existent-ils dès l'amont (lycées, associations) permettant d'anticiper l'arrivée de ces étudiants ?
  • Sont-ils bénéficiaires du régime spécial d'aménagement d'études ?
Accueil des étudiants handicapés
  • Votre établissement a-t-il signé la charte université/handicap ?
  • Existe-t-il un service dédié ? Une personne ressource ? Quels sont les horaires de permanence ?
  • Des liens existent-ils dès l'amont (lycées, associations) permettant d'anticiper l'arrivée de ces étudiants ?
  • L'ensemble des locaux est-il accessible aux handicapés ?
  • Des prestations spécifiques sont-elles prévues pour ce public : accompagnement, appareillage, insertion professionnelle ?
  • Sont-ils bénéficiaires du régime spécial d'aménagement d'études ?
  • Une sensibilisation à l'accueil des étudiants handicapés est-elle effectuée auprès des enseignants ? Des BIATOSS ?
  • Le site Web est-il adapté aux étudiants handicapés ?
Accueil des étudiants en formation continue
  • Comment s'articulent la formation initiale et la formation continue?
  • Un aménagement horaire est-il prévu pour l'accueil des étudiants exerçant une activité professionnelle?
  • Existe-t-il un accueil VAE (point relais conseil ?) Des documents d'information spécifiques sont-ils disponibles ? Des pages web spécifiques sont-elles dédiées sur le portail de l'université ? Quelle est leur visibilité réelle ? Un accueil téléphonique particulier est-il mis en place ?
  • Chaque formation est-elle ouverte pour la formation initiale, la formation continue, l'alternance et l'enseignement à distance ?
  • Les formations ouvertes à l'apprentissage sont-elles répertoriées ?
  • Existe-t-il un catalogue des formations continues ?
  • Auprès de qui est-il diffusé ?
  • Des enquêtes de satisfaction du public visé sont elles réalisées ? A quelle fréquence ?

Inscriptions Administratives (principes et organisation)

Systèmes de traitement de l'information
  • De quel système unique de traitement de l'information dans le domaine de la scolarité dispose l'établissement ? Depuis quand ? Lequel : Apogée, autres... ?
  • Son usage est-il systématique ? Pour quels champs d'application : inscriptions administratives, pédagogiques, traitement des résultats, autres... ? Y-a-t-il des disparités entre le niveau d'exploitation du logiciel par les composantes ? Lesquelles ? Pourquoi ?
  • Qui dispose des accès aux logiciels ? Quel niveau d'accès : écriture, lecture seule... ?
  • Qui en assume la maintenance ? (soft, hard) ? Quel est le niveau d'organisation (client lourd - client léger) ? Existe-t-il une cellule Apogée ?
  • Comment est assurée la formation du personnel de scolarité à l'utilisation de cet outil ?
  • En cas de produits propres à certaines composantes, quel est le niveau minimum d'intégration exigé par rapport à l'outil central ? Quelle est la forme imposée de consolidation et de restitution de l'historique sur l'outil commun ?
  • Y-a-t-il eu une réflexion sur l'usage d'outils communs ou de passerelles de communication avec le CROUS (AGLAE) ? Avec les autres universités (PRES) ?
Procédures d'inscription
  • L'inscription administrative est-elle annuelle ou semestrielle ?
  • Quels sont les modes d'inscription mis à disposition des étudiants ? Sur place ? A distance ? Les deux ? Pour quelles raisons ? L'inscription à distance est-elle possible pour une première inscription ? Pour une réinscription ? Le paiement en ligne est-il possible ?
  • Inscrivez-vous sur rendez-vous ? Si oui, comment sont-ils pris : internet ? Autre moyen ? Le choix des créneaux est-il multiple ? Modifiable ?
  • Le dossier est-il différencié pour l'inscription et la réinscription ?
  • Joignez-vous des informations sur les mutuelles, sur les services de l'université, sur le CROUS ?
  • L'inscription administrative et l'inscription pédagogique sont-elles simultanées ?
  • Quel est l'impact du LMD sur le dispositif ?
Organisation des inscriptions
  • Le dispositif d'inscription administrative est-il centralisé ? Est-il organisé au niveau des composantes ? L'inscription est-elle possible sur les sites délocalisés ? Va-t-elle jusqu'à l'encaissement des droits ?
  • Le fonctionnement de ce type d'organisation reste t-il pertinent ?
  • Avez-vous conçu un document répertoriant au niveau de l'université les différents processus d'inscription et le rôle des services centraux et des services des composantes ? Avez-vous établi un organigramme précis de leur articulation ?
  • Qui assume la veille réglementaire ? Comment les modifications de procédures sont-elles répercutées ?
  • Les procédures, documents, calendriers sont-ils différents pour l'IA et l'IP ? Pour une première inscription ou une réinscription ?
Calendrier des inscriptions 
  • Est-il semestrialisé ?
  • Qui l'élabore ? Les dates sont-elles votées en CA ?
  • Comment ces informations sont-elles communiquées aux étudiants et aux lycéens ?
  • Par voie d'affiche ?
  • Par courriers personnalisés aux établissements ? Aux CIO ? Aux lycéens ?
  • Par voie de presse ? Sur site internet ?
  • Un guide, une notice d'aide à l'inscription sont-ils fournis ? Sous quelle forme : documents papier, web ?
Le guichet unique
  • Une chaîne d'inscription y est-elle organisée ? Quels services collaborent à cette organisation ? Sur quelle période fonctionne-t-elle ?
  • Les postes de travail sont-ils polyvalents ou spécialisés : contrôle, saisie, paiement ?
  • Quels sont les personnels affectés ? Quelle formation reçoivent-ils ? Sont-ils sensibilisés à l'importance et à la fiabilité des données renseignées ? Le personnel est-il clairement identifié (badge, tenue spécifique...) ?
  • Comment sont choisis les vacataires ? Reçoivent-ils une formation spécifique ? Leur responsabilité personnelle est-elle engagée dans les procédures de traitement des dossiers : visa au contrôle des dossiers, autres... ?
  • Avez-vous passé une convention avec les organismes présents : mutuelles, CROUS, CLOUS, préfecture etc., précisant leur emplacement et leurs devoirs ?
  • Quel est le temps moyen d'une inscription ? Quelle est la proportion des inscriptions à distance par rapport aux inscriptions sur site ?
  • Les usagers sont-ils consultés par voie de questionnaires ou de sondage sur l'efficacité du dispositif ?
  • Les étudiants font-ils leur inscription pédagogique pendant cette période ?
Carte d'étudiant
  • Quel type de carte utilisez-vous (à puce, à bande magnétique, plastifiée) ?
  • Est-elle délivrée en fin de chaîne ou est-elle envoyée a posteriori ?
  • A-t-elle une fonction monétique (CROUS, photocopies, parking, transports...) ?
  • Est-elle un moyen d'accès à certains locaux (BU, salles informatiques...) ?
  • Les duplicata sont-ils payants ?
  • La carte est-elle conçue dans le cadre des PRES ?
  • Reflète-t-elle la politique interuniversitaire ?
Droits d'inscription
  • Le conseil d'administration statue-t-il clairement sur le régime tarifaire des droits propres (bibliothèque, sport, DU...) ?
  • L'établissement demande-t-il des frais annexes aux étudiants ? Lesquels ? A quelles prestations correspondent-ils ?
  • Le détail des droits payés apparaît-il sur la carte d'étudiant ? Sous quelles rubriques sont-ils regroupés ?
  • Proposez-vous aux étudiants de souscrire un contrat de mutuelle par votre intermédiaire ? Si oui, existe-t-il des pratiques de reversements par les mutuelles ? A quelles utilisations spécifiques sont-elles affectées ?
  • L'établissement encaisse-t-il des droits pour d'autres organismes : associations, passeports culturels, mutuelles... ?
  • Quels sont les modes de paiement autorisés ?
  • Le paiement échelonné des droits est-il accepté ? Comment est-il géré ? Un prélèvement automatique a-t-il été étudié ?
Étudiants en difficulté
  • Comment les exonérations sont-elles gérées ?
  • Y-a-t-il une commission d'exonération ? Par composante ou au niveau de l'établissement ?
  • Sur décision individuelle du président ?
  • Quelles pièces sont éventuellement demandées pour la constitution du dossier de demande d'exonération ?
  • Les critères d'exonération sont-ils arrêtés par le CA ?
  • Des dispositifs particuliers d'aide sont-ils prévus pour les étudiants non boursiers ne pouvant assumer les frais de leur inscription ? Cette problématique est-elle prise en compte dans l'AUAU ? D'autres organismes y participent-ils ? Lesquels ?
Remboursement des droits
  • Y-a-t-il une date limite des remboursements des droits d'inscription ?
  • Avez-vous défini une politique du remboursement des droits hors boursiers ? Fait-elle l'objet d'une délibération du CEVU ? Dans quels cas les demandes de remboursement sont-elles recevables ? Qui les examine ? Jusqu'à quelle date sont-elles reçues ? Acceptez-vous les demandes de remboursement d'inscriptions dites de précaution ?
  • Jusqu'à quelle période les demandes de remboursements des boursiers sont-elles acceptées ? Peuvent-elles être rétroactives sur des années antérieures ?
Impayés et interdits
  • Comment sont gérés les étudiants dont le titre de paiement est rejeté : annulation d'inscription, interdiction d'examen, résiliation ?
  • Déclenchez-vous des procédures de blocage pour les étudiants non en règle avec la bibliothèque (avez-vous instauré un quitus) ?
  • Votre système d'information étudiants (Apogée....) est-il abondé par des données issues de listes nationales pour instituer les éventuels blocages en rapport avec :
    • un défaut de service national (non délivrance de diplôme) ?
    • des sanctions disciplinaires prononcées par ailleurs (diplômes + inscriptions) ?
Facteurs d'amélioration des inscriptions 
  • Une réflexion régulière sur l'optimisation du processus des inscriptions a-t-elle été menée ? Au sein de quelles instances : le CEVU, les composantes, les sites délocalisés ? Qui a initié cette réflexion : la présidence ? Les personnels administratifs ? Les enseignants ?
  • Quelles sont les problématiques abordées ? Le calendrier ? Le lieu des opérations ? Le circuit de l'étudiant ? L'aide à l'inscription ? Les modes de paiement ? Les procédures différentes selon les publics ? L'inscription à distance ? Le traitement différent des réinscriptions ? Le dossier étudiant ?...
  • Quels processus d'évaluation avez-vous mis en place (mesure de l'impact des inscriptions en ligne...) ?
  • Sur quel(s) point(s) pourraient porter les prochaines améliorations des inscriptions dans votre établissement :
    • Moyens mis en œuvre ? Autres ?
  • Avez-vous pu chiffrer l'ETP mis en œuvre pour la fonction «inscription» ? Le budget qui y est affecté ?
Dernière modification : 03/04/2009