FCA Manager 2020 + L’aboutissement de chantiers menés avec la communauté, les nouveautés en préparation

FCA Manager regroupe aujourd’hui une communauté de 32 sites utilisateurs et 8 sites en déploiements. FCA, c’est également une solution qui évolue en permanence pour s’adapter au mieux aux attentes des services d’animation et de gestion de la Formation Professionnelle des établissements. Tour d’horizon sur 2020 des principales évolutions, chantiers décisifs et moments incontournables à ne pas manquer.

FCA Manager + La prochaine version

Après la version 1.18 intégrant les tableaux de bord avec le suivi des indicateurs FCU, l’amélioration des données de suivi de la prospection, le 3ème lot du flux Sifac (retour d’informations depuis SIFAC vers FCA), livrée en novembre 2019, la prochaine version semestrielle (1.19) est en cours de préparation pour fin juin 2020. Elle inclura notamment :

• la gestion améliorée de validation des acquis et de l’expérience,
• la gestion avancée  de l’alternance et de l’apprentissage,
• la mise à jour des enquêtes ministérielles,
• la v2 des tableaux de bord

Mon Compte Formation

L'enquête Amue sur la volumétrie et les moyens utilisés pour l’intégration de l'offre de formation dans l’Espace Des Organismes de Formation (EDOF) a été envoyée aux établissements exploitant FCA Manager. Sur les 19 réponses reçues :

• 2 établissements ont utilisé l’initialisation EDOF via  la base de données Offre Info
• 14 ont déjà créé des formations manuellement dans EDOF (moins de 5 offres en grande majorité)
• 12 envisagent d’utiliser le déversement XML depuis FCA vers EDOF

Le flux FCA Manager vers l’EDOF permettant d’alimenter les bases de données de l’application « MonCompteFormation » développée par la CDC est livré dans sa première version aux établissements utilisateurs de FCA Manager. Il permet de consolider pour les actions de formation les données à caractères qualitatifs (programme, objectifs, …) et quantitatifs (date de début, de fin, tarif, …).

Ce flux va continuer d’évoluer pour s’adapter aux évolutions constantes d’EDOF. Les établissements doivent procéder aux tests afin de participer à la fiabilisation de ce flux pour le printemps 2020, date de démarrage de la campagne de candidatures des Licences professionnelles et des masters en alternance.

RGPD, SSI

Les actions pour vérifier et/ou mettre en conformité FCA avec la réglementation relative à la protection des données sont menées en continue.

L’enregistrement du NIR par FCA Manager est une question sensible qui nécessite une attention particulière. Certains conseils régionaux demandent de le transmettre. On peut penser que son usage dans le cadre de la formation professionnelle sera étendu. Aussi une analyse d’impact sur la vie privée va être menée préalablement pour déterminer le cadre dans lequel il serait possible d’enregistrer le NIR dans FCA Manager en vue de sa transmission requise aux SI de la Formation Professionnelle (notamment aujourd’hui ARGOS).
Par ailleurs, suite à l’étude de pré-homologation de FCA, des mesures permettant de renforcer la sécurité du logiciel ont été identifiées. Si celle-ci ne peuvent être publiées, il sera fait un état d’avancement de la mise en œuvre de celles-ci à chaque comité de pilotage.

La réponse aux différentes enquêtes nationales

Les travaux sur les enquêtes sont en cours. Leur diffusion fera l’objet si nécessaire d’une diffusion dédiée afin de répondre aux impératifs de calendrier du SIES et de la DGEFP.

Parallèlement l’exploitation des données implémentées par FCA manager se poursuit avec :

• plus de visualisations directes via les tableaux de bord qui vont continuer de s’enrichir,
• l’exploitation de l’Univers BO mis à disposition par l’université de Lyon 1 – une liste d’échange pour toutes les questions relatives à cet univers est créée : fcambo_sites(at)listes.amue.fr + cliquez ici pour s’inscrire
• et la réponse relative aux enquêtes VAE sera proposée dans le cadre des versions permettant de compléter le suivi de cette activité.

Le 6ème Lab’U pour cet été

Le jeudi 6 février 2020, l'Université de Lille a accueilli le 5ème rendez-vous de la communauté FCA Manager. Cette rencontre organisée tous les 6 mois permet aux établissements d'échanger sur leurs processus métier et sur l'utilisation de l'outil FCA Manager.
Le début de journée a été l’occasion de présenter la diversité  de fonctionnement sur le thème de la formation professionnelle et continue de 5 pays européens (Suisse, Finlande, Allemagne, Portugal, Irlande), en termes de stratégie, de public, de modes de financement, de types de formations, de part de marché des universités…

Trois ateliers de travail ont suivi cette présentation :

• L’atelier « «apprentissage » + Pour échanger autour de l'alternance et de l'apprentissage et définir les points d'évolution à réaliser dans FCA Manager pour que ce dispositif soit plus facilement géré dans l'outil et prenant en compte les dernières évolutions législatives.
• L’atelier « Tableaux de bord » + L'utilisation de tableaux de bord est « un vrai plus pour  FCA » mais elle nécessite une utilisation approfondie de certaines fonctionnalités difficiles à appréhender. L'exemple du Suivi Analytique a été évoqué.  Une réflexion sur la mise en place d'un dispositif d'accompagnement pour la présentation des fonctionnalités dans FCA est lancée. Par ailleurs, dans le cadre de l’amélioration des tableaux de bord, deux axes ont émergés :
  • tableau de bord lié à l'émargement mais aussi améliorations de la fonction d'émargement dans FCA
  • un suivi de l'alternance manque à FCA

• L'atelier « Labo FCA Manager » + Ce moment a permis aux établissements en cours de déploiement ou en exploitation de découvrir les nouvelles fonctionnalités de FCA Manager, de partager les bonnes pratiques et processus métier autour de la gestion de la formation continue.

L’après-midi a été consacré au retour d’expérience de l’université d'Evry-Val d'Essonne sur la chaîne financière et plus particulièrement sur la mise en place du flux de facturation entre FCA Manager et Sifac.

Suite à cet échange, un groupe de travail composé de 8 établissements volontaires a été lancé afin de travailler sur les données remontées à Sifac devant travailler sur les objectifs suivants : quelles sont les données FCA à intégrer dans la facture dans Sifac ? Comment contourner via FCA l'obstacle de l'impossibilité de traitement multi lots par Sifac ?

Rendez-vous est donné à la communauté cet été pour le prochain Lab’u FCA Manager et la poursuite des échanges et travaux