Sinchro + l’Inserm, Inria et l’IRD partagent leur retour d’expérience en unité de recherche

A l’occasion d’une interview croisée, ces 3 organismes de recherche nationaux partagent leur expérience de la solution Sinchro : genèse du projet, déploiement à l’échelle nationale, bénéfices observés…Avec presque 1000 projets suivis à eux trois, tous s’accordent sur le côté simple et intuitif de l’outil, décrivent des utilisateurs satisfaits, et notent des gains de temps et de qualité dans la collecte des informations ayant notamment permis de traverser divers audits avec succès. De précieux témoignages qui démontrent la valeur ajoutée de la solution et confortent son utilisation dans le domaine scientifique.Une interview à lire absolument !

Merci aux personnes interviewées :

INSERM : Etablissement pilote Sinchro. Utilisation de Sinchro depuis le lancement du projet en 2015
Dominique Fontaine, responsable du service fonctionnel du système d’information de gestion, DRH, DAF Inserm, en fonction depuis 1982, coordonnateur du projet Sinchro à l’Inserm
Marion Di Maria, Juriste partenariats à l’Inserm

INRIA : Etablissement en exploitation/production depuis 2021.
Sébastien DORLEANS Chef de projet MOA SIFI, Direction de l'Organisation et de la Transformation (DOT), Service de la Transformation Numérique

IRD : Etablissement en exploitation/production depuis 2022.
Dany Grolleau, cheffe de projet au sein de la DDUNI (DSI), titulaire à l’IRD (Institut de Recherche pour le Développement) depuis 1993

 

Quels éléments ont poussé votre établissement à acquérir la solution ?

IRD : -    Fiabiliser et simplifier la saisie des feuilles de temps grâce à un processus dématérialisé. Avant Sinchro, les feuilles de temps étaient gérées via Excel pour le reporting sur les projets européens
-    Gagner du temps sur le traitement des feuilles de temps pour la fourniture des livrables et rassurer les bailleurs
-    Fiabiliser les données et en faciliter la réutilisation

INRIA : L’outil qui était en place était devenu un irritant pour nos utilisateurs.
Après un sourcing auprès d’autres EP, nous avons entrepris une présentation de Sinchro par l’Amue, un avis très favorable a été exprimé :
-    de très nombreuses entités publiques l'utilisent sans blocage de fonctionnalités et avec un retour des chercheurs très positif,
-    l'acquisition en tant que telle est très peu onéreuse,
-    une présentation avait été dispensée à plusieurs chercheurs « phares » de l’institut qui ont tous été séduits par l'outil : saisie rapide et intuitive, le reporting (par déclarant, par WP..) est un vrai plus.

INSERM : L’Inserm était en recherche d’une solution en 2014 pour remplacer l’outil Excel mis à disposition des chercheurs et ingénieurs qui émargent sur des projets européens. Nous avions une forte demande des porteurs de projet relayée par les Directeurs de laboratoire concernés et les Délégués régionaux.
Nous avons eu connaissance des démarches de l’Amue et de l’appel d’offre pour trouver une solution et nous avons échangé sur ce nouveau projet baptisé Sinchro.
L’Inserm a souhaité participer à la définition des besoins et aux spécifications techniques et fonctionnelles pour contribuer aux orientations prises par l’Amue et faire évoluer la solution Tempo retenue par le CNRS développée par le même éditeur.
Nous avions à cœur de poursuivre la simplification des démarches administratives des chercheurs et ingénieurs dans ce domaine, dans la continuité des projets de dématérialisation déjà réalisés à l’Inserm.
Nous souhaitions mettre en avant l’interopérabilité de nos systèmes d’information et transmettre le plus grand nombre d’informations gérées par notre système d’information des ressources humaines
[Sirène] mais aussi celui des finances [SAFIr] vers Sinchro.
Enfin, nous souhaitions moderniser tous ces échanges par la mise en œuvre d’un webservice dès la première étape du projet mais aussi automatiser la mise à jour des données au fil de l’eau.
Nous avons collaboré avec l’Amue pour mettre en place tous ces processus automatisés.

 

Votre établissement comporte de très nombreuses unités de recherches et de très nombreux chercheurs utilisateurs. Comment s’est effectué le déploiement dans votre établissement à l’échelle nationale (rythme, périmètre, portage du projet, choix des paramétrages…) ?

IRD : Notre déploiement a été progressif.
Nous avons démarré avec quelques unités pilote fin 2021 dans chacun de nos services partenariat déconcentré puis avons généralisé à l’ensemble des unités en 2022.
Un accompagnement spécifique a été proposé aux UMR pour démarrer avec l’outil.

INRIA : Après la phase d’intégration et d’interfaçage de l’outil avec notre SI, des tests ont été réalisés par un site pilote sur une instance dédiée (d’avril à octobre 2019). Nous avons paramétré l’outil selon notre réglementation (décret pour le nombre d’heures annuelles) et nos pratiques (cycle de travail). Sinchro venait en remplacement d’une solution Oracle. Nous avons donc reporté les mêmes règles principalement et workflow d’approbation.
Une tournée des centres a été organisée pour montrer/former les utilisateurs susceptibles d’utiliser l’outil pour déclarer du temps (9 dates sur septembre/octobre 2019). Un guide utilisateur complémentaire a été distribué.
Les gestionnaires recettes ont été formés en parallèle à la gestion des comptes et projets.

INSERM : La démarche de l’Inserm est particulière car nous avons participé à la mise en œuvre de la solution Sinchro en 2015.
Pour le déploiement, nous avons retenu les mêmes acteurs sollicités pendant le projet et avons déployé l’outil sur l’ensemble des laboratoires des trois Délégations régionales pilotes en juin 2015 (Paris 7, Toulouse et Montpellier).
Ce premier déploiement s’est très bien passé et nous l’avons généralisé à l’ensemble des Délégations régionales de l’Inserm en octobre 2015.
Nous avions une forte attente vis‐à‐vis de Sinchro pendant la phase projet pour préparer le déploiement. Nous souhaitions impérativement mettre en place les échanges de données entre notre SI RH et Sinchro.
Nous avons mis en place une interface (webservice) pour transférer l’ensemble des informations individuelles des chercheurs et ingénieurs qui émargent sur les projets européens.
Nous souhaitions aussi intégrer automatiquement dans Sinchro toutes les absences des déclarants. Celles saisies par les gestionnaires de personnels concernant les maladies mais aussi celles saisies par les chercheurs dans Sirène au titre des congés annuels, du compte épargne‐temps et des formations suivies ou encore les missions que nous avons intégrées à partir de notre SI financier.
Ces objectifs s’inscrivent dans notre volonté de simplification des démarches administratives notamment en supprimant la double saisie des informations.
Nous avons ciblé les nouveaux projets (H2020) mais aussi les plus récents, ceux qui n’avaient pas encore fait l’objet d’une justification. Pour ce faire, nous avons autorisé la saisie rétroactive des projets que nous avons maintenue sur une période de douze mois.
Enfin, nous avons ciblé la population concernée par Sinchro pour éviter de charger des données inutiles et les gestionnaires pouvaient très facilement importer des informations de Sirène et de notre annuaire de gestion des comptes d’accès au SI [ADN] à partir de Sinchro sans faire appel à nous.
J’ai confié l’administration fonctionnelle et l’assistance près des métiers à une ingénieure de mon service qui assure ces fonctions pour notre SI RH et l’administration technique relève bien entendu de notre DSI.
Concernant les principales valeurs du paramétrage, nous avons neutralisé la saisie des absences puisqu’elles sont importées, la saisie est autorisée tous les jours ouvrés de la semaine par fraction de journée, le cycle de travail correspond à celui de l’Inserm, la délégation de saisie est autorisée.

 

Comment avez-vous procédé pour déployer l’outil à l’échelle nationale ?

IRD : Une communication générale a d’abord été réalisée. Le réseau déconcentré des services partenariat est ensuite intervenu en accompagnement de la mise en place de l’outil.

INRIA : L’outil étant interfacé avec notre SI, les agents sont référencés dans celui-ci.
Les gestionnaires recettes vont récupérer les agents dont la déclaration de temps est nécessaire et leur paramètrent leur compte sur les bons projets, et se chargent de la formation des utilisateurs.

 

Combien de projets sont / ont été décrits / gérés via Sinchro ?

IRD : 65 projets à ce jour

INRIA : Aujourd'hui, près de 300 projets ont été créés pour gérer les feuilles d'activité

INSERM : Actuellement, nous avons 567 projets actifs gérés dans Sinchro

 

Durant le déploiement et désormais, quel a été / quel est le rôle des :

• Délégations régionales et des directions scientifiques (INSERM)
• Délégations régionales et des départements scientifiques (IRD)
• Centre de recherche universitaires (INRIA)

IRD : Les services partenariat des délégations régionales ont fait partie intégrante du groupe projet et du déploiement de Sinchro. Depuis la mise en place, leur rôle est de créer les projets, les profils et les accès. Ils sont en appui des chercheurs et des unités pour l’utilisation de Sinchro. Ce sont eux qui font les vérifications des saisies (congés) pour la production des feuilles de temps.
Les départements scientifiques ont
Eté mobilisés en amont du déploiement pour soutenir le projet.

INRIA : Ils n’ont endossé qu’un seul rôle durant le déploiement et jusqu’à ce jour, celui de déclarant/valideur.

INSERM : Les délégations régionales et plus particulièrement les gestionnaires de ressources externes sont les acteurs de terrain et utilisent Sinchro pour créer les projets, affecter les déclarants, les responsables scientifiques et les responsables hiérarchiques. Ils justifient les temps d’activité des chercheurs et établissent les rapports financiers jusqu’à la fin des projets.
Les responsables scientifiques valident les feuilles de temps et les responsables hiérarchiques, directeurs des unités de recherche valident en dernier lieu les feuilles de temps.

 

Quels retours avez-vous des utilisateurs :
Opérationnels de la recherche tels que chercheurs, responsables scientifiques, porteurs de projets ?

IRD : Un peu réticents au début, les premiers usagers se sont finalement montrés satisfaits après prise en main.

INRIA : Tous les retours émis sont favorables. C’est un outil simple d’utilisation, de paramétrage.
Il y a parfois des difficultés (des éditions qui ne remontent pas les mêmes informations) mais les équipes sont réactives pour corriger et c’est un outil « qui ne fait pas de vague » et stable.

INSERM : Je m’appuie aussi sur deux gestionnaires ressources externes des délégations régionales Rhône Alpes Auvergne et Aquitaine pour vous répondre. L’utilisation de Sinchro est jugée simple globalement par les chercheurs qui déclarent leurs activités de recherche sur les projets. L’interface est conviviale et intuitive au point que les guides utilisateurs ne sont pas toujours utilisés. La saisie est facilitée par la possibilité de reporter une activité sur un projet sur plusieurs jours de la semaine voire sur le mois.  

Mais cette démarche reste une charge administrative pour les chercheurs et certains d’entre eux ne mettent pas à jour Sinchro au fil de l’eau. Les pratiques sont différentes selon les délégations régionales, certains utilisent la délégation de saisie pour soulager les chercheurs, d’autres ne souhaitent pas le faire et il arrive que la durée de saisie rétroactive des périodes soit allongée pour régulariser les feuilles de temps.

La mise à jour des absences en provenance du SI RH est jugée pratique et permet d’éviter les oublis mais les mises à jour sur des périodes rétroactives peuvent engendrer des anomalies sur les feuilles de temps qui sont régularisées à notre niveau.

L’Inserm a limité la saisie des feuilles de temps par anticipation sur une période de quatre mois. Une réflexion est en cours pour allonger cette durée pour les chercheurs qui ont un temps d’activités de recherche prédéfini dans le projet. Les feuilles de temps doivent être validées au mois le mois en tout état de cause.

Sinchro génère beaucoup de mails de relance qui ne sont pas tous exploités par les chercheurs faute d’une redirection vers l’adresse mail qu’ils utilisent le plus souvent. Parfois, certains chercheurs reçoivent des mails pour des projets multi équipes dans lesquels ils ne sont pas eux-mêmes déclarants ou responsables scientifiques.

La validation des feuilles de temps ne pose pas de difficultés globalement, elle est le plus souvent effectuée sur un PC, l’interface simplifiée sur smartphone est peu connue.

 

Quels retours avez-vous des utilisateurs :
Encadrants/superviseurs : responsables d’unités, Responsable en directions/centres, Direction de la recherche et valorisation

IRD : Les fonctionnalités d’organisation du reporting auprès des bailleurs a été vu comme un atout de l’outil, en particulier grâce à la possibilité de déléguer certaines activités.

INRIA : cf question précédente

INSERM : Il arrive régulièrement que le responsable scientifique soit également le responsable hiérarchique. Pour autant, les deux niveaux de validation sont maintenus dans Sinchro lors de la création des projets. Il pourrait être envisagé de conserver un seul niveau pour simplifier la validation des feuilles de temps.

 

Comment suiviez - vous les temps avant Sinchro ? Quels bénéfices avez-vous observés depuis le passage à Sinchro ?

IRD : Avant Sinchro, les feuilles de temps étaient gérées via Excel d’où des erreurs potentielles et la difficulté de partage d’information et de suivi.
Bénéfices : fiabilisation des données, restitutions et suivi de l’activité facilitées.
L’interface avec notre futur outil de gestion des congés amènera une nouvelle simplification attendue par les usagers.

INRIA : Nous utilisions la solution FACWEB d’ORACLE rattachée à notre ERP SAFIn.
Le paramétrage des comptes était plus compliqué et demandait l’intervention des administrateurs (via ticketing).
La saisie n’était pas intuitive, les éditions natives inexploitables (utilisation d’un Business Object) et les workflow assez « obscurs ».
C’est donc une simplification du process et un gain de temps qui a pu émerger suite au déploiement de l’outil.
De plus, les possibilités de rappel automatique ont enlevé un poids considérable des épaules des gestionnaires même si les relances « manuelles » existent toujours.

INSERM : L’Inserm n’avait pas encore mis en place d’application nationale pour suivre les activités des chercheurs qui émargent sur les projets. Le suivi s’effectuait sur des feuilles Excel.
Sinchro a permis d’homogénéiser les pratiques et de simplifier la collecte des feuilles de temps tout en renforçant la qualité des données par l’automatisation des absences et des missions en provenance du SI RH et du SI financier.
La saisie est rapide, tout comme la validation. Tout ceci contribue à la mise en qualité des feuilles de temps.
Enfin, les évolutions techniques mises en œuvre récemment à l’Inserm par notre DSI (changement de serveur, migration PHP et de la base de données, intégration des dernières versions applicatives) ont largement amélioré les temps de réponse de Sinchro.

 

Avez-vous été audité avant/après Sinchro et comment avez-vous abordé/aborderez-vous l’exercice ?

IRD : Les Services Partenariat des Contrats de Recherche ont été audités avant Sinchro.

Procédure avant Sinchro : Les Services Partenariat des Contrats de Recherche fournissaient les feuilles de temps Excel scannées et déposées sur la plateforme des auditeurs. Ils utilisaient un fichier de calcul des coûts (doc Excel commun à tous les SPCR avec des règles de calcul).

Pour un agent et pour une période donnée, le calcul est le suivant :
- Report du temps enregistré par les agents sur une période donnée sur un projet (en jours ou en heures) sur leurs FDT
- Report du temps productif
- Attestation du coût chargé (rémunération + charges) fournie par la RH
- Jours d'absences fournis par la RH
- Calcul du coût horaire ou journalier
L'auditeur vérifie tout cela avec tous ces éléments à fournir.

Les SPCR aimeraient automatiser l’extraction des données de Sinchro afin de les utiliser pour calculer les coûts RH d’un agent sur le projet pour une période donnée et les intégrer dans ce fichier de calcul de coût.

INRIA : Des audits de la commission européenne ont déjà eu lieu sur différents projets européens. Rien n’a jamais été redit sur Sinchro et la valeur probante des restitutions qui en émanent.

INSERM : L’Inserm a connu plusieurs audits de ses dépenses de personnel depuis la mise en place de Sinchro, mandatés essentiellement par la Commission Européenne dans le cadre de la vérification de l’exécution des projets H2020 qu’elle finance.
Le retour d’expérience sur la fiabilité de l’application et la sincérité des éléments qui y sont reportés est plutôt positif, malgré parfois quelques difficultés d’interfaçage entre Sinchro et l’outil RH de l’Inserm, notamment sur la qualification des missions effectuées dans le cadre des projets financés.
Lors du déploiement de Sinchro, l’Amue avait sollicité la CE pour obtenir son avis sur l’application, avis qui était favorable. Les audits menés par cette dernière à l’Inserm n’ont pas démenti cette position.

 

Que pourriez/voudriez-vous dire à un EPST non équipé à propos de Sinchro ?

IRD : Allez-y !

INRIA : Qu'il a tort de s'en priver, c'est un atout.

INSERM : Compléter les guides utilisateurs par des procédures internes, assurer une conduite de changement près des chercheurs en présentant l’application et en organisant des webinaires, communiquer au fil de l’eau pour accompagner aussi les changements de politique de l’établissement, réflexion sur le paramétrage non structurant pour l’adapter à l’organisation de l’établissement, utiliser au mieux toutes les fonctionnalités proposées.