Un plan LOLF pour les produits de l'Agence

Lettre n°5

Le dispositif réglementaire étant désormais complété par l'arrêté du 14 novembre 2005 relatif au budget de gestion, et bien que des incertitudes demeurent sur d'autres points, il nous semble important de présenter la synthèse des travaux en cours sur les produits informatiques de l'Agence autour de la LOLF. Cette présentation consolide les éléments d'information que vous aurez pu recevoir par d'autres canaux (informations plans produits, séminaires sur les impacts de la LOLF, site web de l'Agence…) afin de vous offrir une vue globale du dispositif que nous mettons en œuvre.

La réussite de la LOLF dans les établissements passe par une adaptation des processus et des organisations et une implication forte des services concernés mais également par la mise en place des outils appropriés. Cependant, pour tenir compte du manque de recul par rapport à cette nouvelle réglementation et à ces nouvelles pratiques, il convient d'envisager une évolution progressive de ces outils, au rythme de la maturation des besoins.

L'Agence, bien qu'elle fut associée à l'expérimentation conduite par la DES en 2005, ne pouvait définir ces besoins et leur degré de priorité, qu'en lien étroit avec ses adhérents. C'est donc à leur écoute, lors des nombreux groupes de réflexion et de travail, que nous avons dégagé les premières évolutions d'APOGEE, d'HARPEGE, d'ASTRE, de NABUCO et de GERICO que nous vous présentons ci-après, ainsi que leurs programmations prévisionnelles.

Apogée

Un groupe de travail, composé de représentants des quatre sites expérimentateurs pour la LOLF s'est réuni au mois de septembre afin d'étudier la liste des indicateurs contractuels des établissements de la vague A relatifs aux domaines de la formation et de la vie étudiante.

Cette analyse a permis le recensement des informations nécessaires à la production des indicateurs, et de dégager celles qui étaient absentes du logiciel Apogée. Les différents besoins identifiés sur ce thème ont ensuite été priorisés entre eux sur la base de cette analyse.

En parallèle, l'Agence avait programmé la réalisation d'une nouvelle version d'Apogée, dont les travaux ont démarré début novembre, pour une livraison fin mars 2006. Outre des modifications réglementaires SISE et une refonte du calcul des charges d'enseignements, cette version contiendra également des évolutions liées à la LOLF, selon la priorisation effectuée par le groupe de travail : introduction des notions de cursus LMD, d'actions LOLF pour répondre au besoin de la répartition de l'ensemble des formations (LMD et hors LMD), et d'enseignements à distance. L'univers Business Object Apogée sera enrichi de ces nouvelles notions et complété d'informations actuellement disponibles dans le produit. Suite à ces évolutions, le produit Apogée comprendra les informations nécessaires à la production par les établissements de la plupart des indicateurs du domaine «Formation».

Par ailleurs, les autres besoins identifiés par le groupe de travail des sites expérimentateurs (principalement liés à une meilleure connaissance du parcours de l'étudiant préalable à son entrée dans l'établissement) seront étudiés dans le cadre du nouveau marché de maintenance d'Apogée, qui couvre la période 2006-2009.

Harpège

L'expérimentation menée sur 2005, les échanges avec les établissements, les différents séminaires et notamment celui du 21 novembre dernier ont confirmé que la GRH était au cœur de la problématique de la LOLF. Elle invite à une meilleure connaissance des activités - et des coûts – à une gestion prévisionnelle des emplois et des compétences, à une fongibilité accrue des moyens.

Tout ceci nous amène à prévoir pour la fin du 1 er trimestre 2006 la diffusion d'une première version HARPEGE « LOLF » centrée sur les nouvelles modalités de délégation d'emploi, le suivi des redéploiements de postes ainsi que le suivi de l'activité des agents selon les référentiels SILLAND et LOLF (destinations, période et quotité). L'univers Business Object d'HARPEGE sera également complété dans cette version pour répondre à un objectif de facilitation de production par les établissements des indicateurs LOLF du domaine de la gestion des ressources humaines.

Par ailleurs, ces développements spécifiques à la LOLF seront enrichis par la mise en œuvre des interfaces vers les outils de paie, dans le cadre d'un programme plus large d'ouverture du produit aux autres briques du SI des établissements. En effet, nous prévoyons la diffusion générale de l'interface avec la paie sur ressources propres pour le printemps 2006 ainsi que l'interface avec la paie des agents de l'Etat en sites pilotes au début de l'année 2007. Ces travaux vont participer à une meilleure atteinte des objectifs fixés par la LOLF grâce aux nouvelles possibilités de croisement des données financières et des données relatives à l'activité des personnels.

Astre

Dans le cadre de l'expérimentation LOLF en 2005, les établissements ont assuré la prise en charge de nouveaux types d'agents (ex chapitre 31-96) à payer sur budget propre à compter de janvier 2006. Cette opération a nécessité la mise en place d'un paramétrage spécifique fournit par l'Agence. L'opération étant concluante, la note de paramétrage a été diffusée à tous les établissements début novembre 2005.

Par ailleurs, une circulaire de la DES en date du 18 mai 2005, demandait aux établissements des remontées d'information quant à leurs emplois. Certains de l'exhaustivité des données figurant dans l'application ASTRE sur ce sujet, des établissements l'ont utilisée afin de répondre à cette enquête. Bien que ceci n'appelle pas d'évolution de l'application elle-même, une réflexion sera menée début 2006 afin d'étudier la possibilité de mutualiser des outils permettant d'automatiser la fourniture ces données pour les prochains PAP et les RAP.

Enfin, concernant la prise en compte de la paie à imputer sur plusieurs destinations, ASTRE permet de saisir plusieurs affectations pour un même agent. La solution préconisée consiste à associer une affectation à chaque action sur laquelle l'agent doit être rémunéré. Dans le cas des rémunérations indiciaires, la répartition entre chaque action pourra se faire automatiquement par le biais des taux d'affectations. Dans le cas des rémunérations accessoires, la répartition pourra se faire en saisissant un élément de paie pour chaque action.

Nabuco

Le déroulement de l'expérimentation sur 2005 a démontré que NABUCO ne constituait pas un obstacle à la mise en œuvre de la LOLF. Par ailleurs, l'analyse détaillée des indicateurs financiers mentionnés dans la circulaire du 20 juin 2005 amontré que le produit permettait de les renseigner, sous réserve de précision pour certains d'entre eux. Les trois établissements qui utilisaient NABUCO ont cependant signalé des évolutions souhaitables portant essentiellement sur deux points : la possibilité de pouvoir faire des engagements en multi-imputation par destinations et la faculté d'effectuer des re-ventilations a posteriori de ces imputations.

Ces deux évolutions faciliteraient le travail des établissements dans le contexte de la LOLF mais elles sont potentiellement très complexes et leur prise en compte, dans un mode totalement intégré à NABUCO, imposerait de développer une version lourde touchant à la conception d'origine du produit. La multi-imputation, par exemple, est une évolution du même niveau de complexité que la possibilité d'effectuer des engagements en multi CSA développée à l'occasion du code des marchés publics 2001.

Or, c'est justement cette conception d'origine et la complexité intrinsèque actuelle de NABUCO qui ont induit une prise de retard de ce produit tant sur le plan de ses fonctions que de sa technologie.

En 2004, il a ainsi été décidé de ne plus lancer de chantiers lourds dans NABUCO mais de le remplacer, ce qui a donné naissance au projet ABCdE visant à proposer un nouvel outil de gestion financière et comptable aux universités.

L'Agence recherche donc actuellement des solutions techniques permettant d'apporter ce type de fonctionnalités sans engager la production d'une version lourde dans NABUCO, version qui de toute façon ne pourrait être livrée avant la fin de l'année 2006 au vu de sa complexité.

En tout état de cause, c'est le produit ABCdE, successeur de NABUCO qui apportera une réponse plus riche en termes de fonctionnalités avec notamment la mise en place d'un module de comptabilité analytique autorisant des re-ventilations a posteriori et introduisant les mécanismes de clés de répartitions.

GERICO

Suite à la publication de la circulaire du 1er août 2005, un groupe de travail composé de représentants du comité des utilisateurs SIREPA, de la DGCP et de l'éditeur doit assurer une veille adaptative.

Par ailleurs, les IUFM ont   précisé leurs stratégies budgétaires dans le contexte LOLF lors d'un séminaire qui s'est tenu à Paris le 30 septembre 2005.

Il apparaît nettement que GERICO peut s'adapter aux solutions dégagées par les IUFM en matière budgétaire en s'appuyant sur la modélisation de la structure et/ou sur l'utilisation des codes analytiques.

De plus, pour compléter le dispositif, le produit dispose d'un module d'aide au pilotage permettant les restitutions d'informations. Le programme de formation mis en place pour l'année universitaire 2005/2006 autour de ce module permet d'accompagner les IUFM dans la mise en œuvre de la LOLF. A la demande des établissements, l'offre de formation a été complétée par une formation thématique sur la LOLF et son expression dans le produit, planifiée en janvier 2006.

Enfin, en ce qui concerne les indicateurs contractuels de la vague A, l'approche menée en interne a montré que le produit permettait de les renseigner, sous réserve de précision pour certains d'entre eux.

En conclusion

Nnous avons souhaité apporter de la visibilité quant à la suite de nos travaux en la matière.

Afin de suivre l'évolution des besoins, dans ce contexte de mise en place de la LOLF, les équipes de l'Agence maintiennent les dispositifs de veille sur cette thématique. Les informations collectées serviront à la définition des évolutions futures des applications pour répondre à l'enjeu   que représente la LOLF.

Par ailleurs, chacun a pris conscience du fait que la LOLF invite à la conception du Système d'Information (SI) comme centre névralgique du pilotage des établissements. Ainsi, comme vous avez pu le constater, l'Agence a la volonté d'implémenter dans un premier temps les données nécessaires à ce pilotage au sein des outils qu'elle diffuse. Dans un second temps, l'Agence complétera les dispositifs facilitant la production des indicateurs à partir de ces données et contribuera ainsi à faire évoluer le SI de pilotage des établissements.