Déploiement Sifac > des échos de Nantes

Au 1er janvier 2008, huit établissements pilotes ont démarré le logiciel Sifac, le nouveau logiciel de gestion financière de l'Amue. Quelques échos de l'université de Nantes.

La rédaction vous propose une entretien avec Philippe Diaz et Pierre Berges respectivement secrétaire général et agent comptable de l’université de Nantes.

1/ Très concrètement, Sifac à Nantes c’est combien d’utilisateurs, quel budget, combien de missions, combien de factures, de titres de recettes etc. ?

Nous faisons partie, avec 7 autres établissements*, des sites pilotes pour le déploiement, l’implantation et le démarrage du logiciel Sifac au 1er janvier 2008.
Concernant les éléments de dimensionnement, nous comptons aujourd’hui 300 utilisateurs, avec un objectif à court terme de 450 gestionnaires connectés, 66 000 mandats et 12 300 titres de recettes. Le budget initial a été intégré dès la première semaine de janvier.
Le budget consolidé représente 250 millions d’euros.

2/ L’implantation d’un nouveau logiciel est souvent un défi. Quelles ont été les difficultés auxquelles vous avez été confronté ?

L’implantation d’un nouveau logiciel est toujours un défi. Une des principales difficultés a été de trouver le bon dimensionnement de l’équipe projet. C’est un sujet qui mérite beaucoup d’attention et les futures équipes Sifac devront bien s’organiser. Il faut s’entourer d’un nombre suffisant de formateurs par métier Sifac, en veillant à avoir 2 ou 3 personnes disposant d’une réelle maîtrise de l’ensemble des process Sifac.
En tant que site pilote, nous avons eu le sentiment d’être sous-dimensionné. Il faut s’appuyer sur des experts fonctionnels et techniques qui puissent être perçus à l’interne comme des prescripteurs légitimes. Par ailleurs, il convient de veiller à ce que le quotidien de la vie universitaire ne soit pas perturbé par le déploiement.

3/ Quel premier bilan faites-vous ? Quelles vont être les prochaines étapes ?

Pour l’instant nous sommes dans une phase d’appropriation de l’outil. Il est prématuré d’établir un premier bilan. Aujourd’hui, nous avons beaucoup de gestionnaires formés et il faut être attentif à l’accompagnement dans une logique de conduite du changement.
Il convient également à ce stade de fiabiliser les procédures SIFAC, le mode « pilotage » ayant vocation à achever les travaux de conception conduits en 2007. A chaque journée SIFAC ses nouveautés : on découvre de nouvelles fonctionnalités pas complètement explorées au cours des formations, des dysfonctionnements, etc.  Nous travaillons quotidiennement avec les équipes du groupement pour solutionner les points de blocage. Par exemple, nous avons rencontré des difficultés liées à l’ergonomie des bons de commande et des ordres de mission. Celles-ci sont maintenant bien cernées par le groupement et tout devrait rentrer rapidement dans l’ordre.

Il y a, à Nantes, une forte mobilisation autour de l’outil SIFAC. En termes de communication interne, cette mobilisation est très importante. Le fait qu’il y ait une mutualisation entre les équipes créé une solidarité, une zone d’échanges. La synergie des équipes est actuellement très forte. C’est essentiel d’avoir une bonne communication pour le bon déploiement d’un projet comme celui-ci.

Concernant les prochaines étapes, il va falloir mettre l’accent dès que possible sur les problématiques analytiques et de qualité comptable dans SIFAC. Cette démarche de qualité doit impérativement accompagner la démarche d’élargissement des compétences souhaitée par l’établissement.
L’agence comptable commence à prendre en charge les premières factures. C’est un signe tangible d’appropriation de Sifac par l’ensemble des composantes de l’université. Ainsi, le 2 février 2008, 150 factures ont été mises en paiement.

L’équipe nantaise est optimiste pour la suite du déploiement même si elle a bien conscience qu’il  reste encore beaucoup de travail.

4/Quels conseils d’organisation préalables au bon déploiement de Sifac donneriez-vous pour les établissements des prochaines vagues ?

La priorité pour ces établissements devrait être de veiller à bien constituer et dimensionner leur équipe projet. Les compétences internes doivent être mutualisées. C’est l’étape essentielle à ne pas rater pour garantir la réussite du projet.
Il faut aussi bien réfléchir à tous les aspects de conduite du changement. A Nantes, nous faisons régulièrement des points d’information que nous diffusons en interne en direction des directeurs de composante, des directeurs de labo, des responsables administratifs de composante, des responsables de bureau financier et des responsables de services centraux. Même si nous relayons les difficultés rencontrées, nous favorisons toujours les points d’avancées, en valorisant le soutien des équipes de l’Amue et de l’équipe projet. Il faut minimiser les aspects négatifs pour accompagner sereinement le bon déploiement du logiciel.
Il faut également inciter les établissements à ne pas sous-estimer les besoins des personnels en formation et à accompagner les formations logiciels d’une remise à niveau métier plus globale. En ce qui nous concerne, nous avons relevé lors de ces formations un certain nombre d’approfondissements nécessaires au niveau comptable.

Pour conclure, il ne faut pas hésiter à questionner et remettre en perspective globale les organigrammes financiers et comptables, et la distribution des rôles en termes de flux, de workflow, en lien avec la mise en place du nouvel outil.

* le Cnam et les universités de Lille 3, Nancy 1, Nancy 2, Nantes, Paris 6, Paris 7 et Rennes 1