Cartographie des processus

Cartographie des processus par domaine

Présentation du projet

Ce projet est né des besoins exprimés par les établissements à l'Amue, qui souhaitent disposer de processus qu'ils pourraient ajuster et adapter à leurs propres spécificités. L’idée est de proposer à la communauté un cadre personnalisable et déclinable à chaque établissement qui le souhaite. Que ce soit pour alimenter une démarche Qualité, pour se réorganiser ou pour préparer le passage à un nouveau système d’information de Scolarité comme Pégase, chaque établissement peut disposer de ces ressources comme il le souhaite.

Objectifs

• l’Élaboration d’une cartographie des macro-processus
• La modélisation de processus élémentaires d’un domaine donné.
• Le partage du résultat de ces travaux avec la communauté de l’ESR.

Exigences à respecter

Pour concrétiser ce projet et répondre aux objectifs définis par l’équipe, il est essentiel de prendre en compte plusieurs exigences fondamentales. Ces exigences sont conçues dans le seul but de mieux répondre aux besoins de la communauté.

Clarté et Flexibilité des processus : Dans le cadre de ce projet, il est essentiel que les processus soient présentés de manière simple et facilement compréhensible pour tous les acteurs. Cela signifie qu'ils doivent être clairs et accessibles, sans être trop complexes ou détaillés. En gardant les processus à un niveau de détail approprié, nous offrons une meilleure contextualisation et adaptation. les processus doivent être suffisamment flexibles pour s'adapter aux besoins spécifiques de chaque situation tout en restant compréhensibles par tous ceux qui y participent.

Choix de Modélisation : Les équipes de l'Amue et du groupe de travail ont effectué des choix de modélisation (notation BPMN, acteurs génériques, niveau de détail des activités, etc.). Il est important de noter que ces choix pourraient ne pas convenir en l’état à tous les établissements de l’ESR. Ainsi, les livrables mis à la disposition de la communauté doivent être envisagés comme un cadre flexible et personnalisable plutôt que comme un objet rigide et immuable. L’objectif est que chaque établissement s'approprie ces processus et les adapte en fonction de son contexte interne et externe.

 Résultats attendus

• Cartographie des macros-processus d'un établissement  
• Modélisation des processus d'un domaine spécifique - logigramme et fiche processus
• Élaboration d'une base documentaire des processus contextualisés par les établissements

Architecture des processus

L'architecture des processus débute par l'identification du Domaine comme point de départ. À partir de cet élément, les macro-processus spécifiques à ce domaine sont identifiés et représentés sous forme de cartographie. Ces macro-processus englobent plusieurs processus élémentaires, qui sont eux-mêmes représentés sous forme de logigramme et de fiche processus. Il est possible de décliner ces processus élémentaires en sous-processus pour une analyse plus détaillée.

Enfin, les procédures servent à formaliser la manière dont une ou plusieurs activités des processus élémentaires sont réalisées. Ces procédures sont étroitement liées à l'organisation de chaque établissement, mais elles ne font pas partie du périmètre de ce projet. Il appartient donc à chaque établissement de formaliser ses propres procédures, si cela n'a pas déjà été fait.

Convention de modélisation

C'est la notation BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) qui a été retenue pour modaliser les processus et sous-processus sous la forme de logigramme. Cette notation  est un langage graphique utilisé pour modéliser les processus métier de manière claire et précise.

Elle offre un ensemble de symboles et de règles standardisés permettant de représenter visuellement les étapes, les flux de données, les décisions, les événements et les acteurs impliqués dans un processus. Cette notation permet également de définir des processus complexes tout en maintenant une vue d'ensemble claire et structurée, favorisant ainsi une meilleure gestion et optimisation des activités organisationnelles. 

Vous avez des questions, vous souhaitez participer à ce projet ?

• Contact frédérick.desenzani@amue.fr