Pourquoi choisir Sipres ?

Qu’est-ce qu’un Appel À Projets dans Sipres? 

À l’échelle d’un établissement, ce SI concerne la gestion de tous les types d’appels, regroupés sous le terme générique d’Appel à Projet :

• Appel à Projets
• Appel à Candidatures
• Appel à Manifestations d’intérêt
• Appel à Communications
• Appel à Participations
• Autres

Qu’est-ce Sipres  ?

Sipres s’adresse aux établissements qui gèrent un nombre important d’appels à projet sur plusieurs domaines d’activité tels que : la recherche, la pédagogie, la formation, l’international, l’innovation, la vie étudiante, etc...  
Son principal objectif est de centraliser tous les Appels à Projets (AAP) pour en optimiser le traitement administratif et les restitutions.
A moyen terme, l’application devrait pouvoir aider au pilotage en proposant des fonctionnalités plus poussées (extractions travaillées, processus intégrés d’évaluation, …) afin de faciliter le recensement et le suivi des indicateurs.

Une solution de facilitation

Avec Sipres, les établissements bénéficient d’un outil :

• Ouvert aux personnes extérieures à l’ESR pour les projets « européens » ou « innovation », notamment pour les candidatures et les évaluations, afin de faciliter la participation et la collaboration avec des experts / évaluateurs externes
• Adapté par et pour les métiers de l’ESR : les responsables de projets de plusieurs Universités, issus de tous les domaines, nous orientent sur les tâches lourdes à automatiser via l’atelier utilisateur
• En mode service, accessible sans installation comme un site web : hébergement, maintenance et mise à jour réalisées par l’AMUE afin de soulager les DSI
• Intuitif dont la prise en main ne nécessite pas de formation spécifique

Un logiciel sécurisé et en conformité

Sipres répond aux exigences actuelles en matière de sécurité et de conformité, avec : 

• Une architecture « multi-tenant », assurant un cloisonnement strict des données par établissement
• Une conformité native aux normes RGPD et RGAA, garantissant un usage éthique et accessible
• Une conception éco-responsable et une maintenance facilitée, assurant la pérennité du logiciel

Incubation et agilité

Pourquoi créer un incubateur à l’Amue ? 

En dehors des grosses équipes avec des SI Structurés tel que SI Finances (Sifac) ; SI RH (Siham) ; SI FVE (Apogée, Pégase) ; SI Référentiel (Sinaps), il existe des petits projets transverses et émergeants :

• Sigma pour l’archivage
• Sirocco (partie déploiement)
• SupCoop pour le support coopératif
• Sinchro pour la gestion des feuilles de temps
• Sipres pour les appels à projets

Ces petites équipes bénéficient de l’appui du pôle transverse pour accélérer leurs développements sur les premières années. Ces équipes sont également un moyen expérimental d’intégrer puis d’étendre les méthodes agiles à tout un service.
À l’issue de la phase d’incubation d’environ 3 à 4 ans, le projet incubé pourra :

• soit devenir un projet à part entière et continuer à se développer
• soit rester un projet transverse au sein du pôle  

Pour Sipres, les attendus doivent être atteint rapidement concernant :

• la formation d’une équipe fonctionnelle et technique au 1 janvier 2025
• le développement de la solution, avec la sortie d’une première version à la rentrée 2025
• l’adhésion des adhérents en suscitant un fort intérêt en 2026
• l’équilibre financier qui doit être atteint dès 2027

Respect des 4 valeurs de l’agilité 

1. Priorité aux individus et interactions plutôt qu’aux processus et outils
2. Logiciel fonctionnel plutôt que documentation exhaustive
3. Collaboration avec le client plutôt que négociation de contrat
4. Réagir au changement plutôt que suivre un plan

L’équipe Sipres en mode agile

• 1 responsable projet
• 1 Scrum Master / Consultant Fonctionnel
• 1 Product Owner / Consultante Fonctionnelle
• 3 Développeurs

Objectifs

• Des livraisons continues et rapides
• Un modèle économique compétitif
• La création d’un groupe utilisateurs

La création d’un groupe utilisateurs 

L’objectif du groupe de travail est de mettre en place une collaboration directe entre les adhérents de l’AMUE et l’équipe de construction logicielle, au moyen des méthodes agiles. Le groupe « utilisateurs » permet entre-autre:

• Une approche participative des établissements intéressés par la solution,
• Un travail commun sur les besoins entre tous les services concernés par les AAPs (Recherche, International, etc..)
• Des ateliers ludiques qui permettent de faire avancer le projet plus facilement et dans la direction attendue par les établissements

Rôle des membres du groupe "utilisateurs"

Remonter les besoins métiers

• Prioriser les fonctionnalités
• Tester les avancées avant la livraison
• Partager les retours d’expérience

Les ateliers agiles : une approche participative dans la construction de Sipres

Sur la base du volontariat, trois premiers ateliers « utilisateurs » ont eu lieu de février à mai avec les universités intéressées : Montpellier, Lille, Bordeaux, Paris 1, Clermont-Auvergne, Caen, Lorraine.

Il s’agit d’ateliers expérimentaux basés sur les méthodes « agiles » visant à mettre en lumière les fonctionnalités essentielles issues de chaque domaine pour la réalisation d’une première version du logiciel Sipres.
Au total, entre 15 et 20 participants de différents domaines et de plusieurs universités viennent travailler ensemble afin de décloisonner leurs besoins concernant les AAP. 
Des ateliers « bac à sable » seront organisés avant chaque recette de version afin de présenter les travaux réalisés au groupe d’utilisateurs.

Fonctionnalités principales de la MVP (Minimum Viable Product)

Création des Actions « AAP » et « candidatures » en 2025

• Ouverture de compte externe
• Création et gestion de ses AAP et des formulaires libres de candidature
• Application disponible en anglais et français
• Gestion des types d’AAP et des Domaines concernés par établissement
• Gestion des états et statuts des AAP et des candidatures
• Ajouter des Pièces Jointes / possibilité de télécharger et déposer des fichiers
• Consulter les AAP à venir et ouverts en tant que candidat
• Candidater à un AAP depuis l’application en éditant un formulaire et compléter sa candidature au fur et à mesure
• Pré-saisie automatique des infos candidats (nom, email, …)
• Affichage des dates buttoirs et des montants maximum
• Saisie du budget du projet
• Gestion de l’éligibilité des candidatures et des modifications demandées
• Possibilité de télécharger tous les dossiers d’un AAP, d’exporter un fichier excel des candidatures
• Mail d'accusé de réception pour les candidats suite à dépôt

Fonctionnalités Version 1.1

Gestion Appel à projets :

• Ajout d’un champ « Entité émettrice », basé sur une nomenclature prédéfinie
• Ajout d’un champ « Description d’un appel à projets » en anglais
• Associer des utilisateurs (responsables appels à projets et délégués) qui pourront gérer l’appel à projets
• Activation possible de notifications automatiques par e-mail pour chaque nouvelle candidature reçue
• Activation possible de la notification automatique par e-mail de rappels pour les candidatures non déposées
• Dépublication d’un appel à projets déjà publié
• Mise à jour des informations (calendrier, description, pièces jointes)
• Duplication d’un appel à projets existant
• Attribution d’une décision finale (retenue sur liste principale/retenue sur liste complémentaire/non retenue) avec notification automatique du candidat
• Intégration des champs « Coût total du projet » et « Crédit total demandé » dans le reporting
• Clôture d’un appel à projets

Candidatures :

• Les candidatures déposées peuvent être révisées par le candidat tant que l’appel à projets est ouvert à candidature et que le dossier n'a pas encore été traité
• Associer des utilisateurs qui pourront accéder à la candidature
• Saisie dans la candidature du « Coût total du projet » et du « Crédit total demandé »
• Visualisation de la décision finale sur la candidature

Gestion des comptes et accès :

• Désactivation d’un compte Sipres (sur demande via ticket d’assistance)
• Gestion des appels à projets accessible depuis la France
• Accès candidat ouvert depuis l’Europe et les pays bénéficiant d’une décision d’adéquation

Fonctionnalités Version 1.2

1. Export des données

• Pour les responsables d’établissement : Export complet de tous les Appels à Projets (Appels à projets) et de leurs candidatures.
• Pour les responsables / délègués d’appels à projets : Export de leurs propres Appels à projets et des candidatures associées.

2. Personnalisation des formulaires

• Les responsables d’appel à projets peuvent désormais paramétrer l’affichage des champs « Coût total du projet » et « Crédit total demandé » dans les formulaires candidats. Ces champs peuvent être activés ou désactivés selon les besoins.

3. Adaptation des exports

• Les exports récapitulatifs des candidatures s’adaptent automatiquement à la présence ou non des champs « Coût total du projet » et « Crédit total demandé ».

4. Amélioration de la lisibilité

• Les rôles (responsable ou délégué) sont désormais affichés dans la liste des Appels à projets , sur l’écran « Gérer mes Appels à projets».

5. Amélioration de l’expérience utilisateur

• Fuseau horaire: Affichage du fuseau horaire pour les dates d’ouverture et de fermeture des AAP
• Retour arrière utilisateur: maintien de la page précédente ainsi que des critères de recherche lorsque l’utilisateur revient à l’écran précédent.
• Nouveaux filtres pour les candidats: Recherchez et filtrez les appels à projets selon les critères suivants : 
  • Entité émettrice
  • Type d’appel à projet
  • Domaine concerné
  • Source de financement
  • Programme
• Les responsables et délégués peuvent filtrer les candidatures par statut depuis l’onglet « Les candidatures ».

6. Notifications par email

• Les responsables ou délégués peuvent désormais notifier les candidats directement depuis Sipres. Que ce soit pour informer d’une modification de l’appel à projets ou pour toute autre communication, ils peuvent:
  • Personnaliser le texte de l’email.
  • Sélectionner des destinataires par groupes (tous les candidats, candidats avec dossier incomplet, candidats retenus sur liste principale ou complémentaire, etc.).
  • Pas encore disponible : L’utilisation de variables dans les notifications sera disponible dans une prochaine mise à jour.

7. Activation / désactivation notification des décisions finales

• Possibilité de désactiver l’envoi de la notification aux candidats concernant la décision finale relative à leur candidature

8. Sécurité et ouverture internationale

• Travaux pour renforcer la protection et la sécurité de Sipres
   
   

Fonctionnalités à venir

Courant 2026 

Une nouvelle version arrivera en fin d’année avec les fonctionnalités « Évaluation ». Au cours de l’année, de nouvelles améliorations viendront enrichir la solution, notamment sur les extractions et le pilotage. 

 

Vidéo de présentation