La solution Sipres

Pourquoi choisir Sipres ?

Qu’est-ce qu’un Appel À Projets dans Sipres? 

À l’échelle d’un établissement, ce SI concerne la gestion de tous les types d’appels, regroupés sous le terme générique d’Appel à Projet :

• Appel à Projets
• Appel à Candidatures
• Appel à Manifestations d’intérêt
• Appel à Communications
• Appel à Participations
• Autres

Qu’est-ce Sipres  ?

Sipres s’adresse aux établissements qui gèrent un nombre important d’appels à projet sur plusieurs domaines d’activité tels que : la recherche, la pédagogie, la formation, l’international, l’innovation, la vie étudiante, etc...  
Son principal objectif est de centraliser tous les Appels à Projets (AAP) pour en optimiser le traitement administratif et les restitutions.
A moyen terme, l’application devrait pouvoir aider au pilotage en proposant des fonctionnalités plus poussées (extractions travaillées, processus intégrés d’évaluation, …) afin de faciliter le recensement et le suivi des indicateurs.

Une solution de facilitation

Avec Sipres, les établissements bénéficient d’un outil :

• Ouvert aux personnes extérieures à l’ESR pour les projets « européens » ou « innovation », notamment pour les candidatures et les évaluations, afin de faciliter la participation et la collaboration avec des experts / évaluateurs externes
• Adapté par et pour les métiers de l’ESR : les responsables de projets de plusieurs Universités, issus de tous les domaines, nous orientent sur les tâches lourdes à automatiser via l’atelier utilisateur
• En mode service, accessible sans installation comme un site web : hébergement, maintenance et mise à jour réalisées par l’AMUE afin de soulager les DSI
• Intuitif dont la prise en main ne nécessite pas de formation spécifique

Un logiciel sécurisé et en conformité

Sipres répond aux exigences actuelles en matière de sécurité et de conformité, avec : 

• Une architecture « multi-tenant », assurant un cloisonnement strict des données par établissement
• Une conformité native aux normes RGPD et RGAA, garantissant un usage éthique et accessible
• Une conception éco-responsable et une maintenance facilitée, assurant la pérennité du logiciel

Incubation et agilité

Pourquoi créer un incubateur à l’Amue ? 

En dehors des grosses équipes avec des SI Structurés tel que SI Finances (Sifac) ; SI RH (Siham) ; SI FVE (Apogée, Pégase) ; SI Référentiel (Sinaps), il existe des petits projets transverses et émergeants :

• Sigma pour l’archivage
• Sirocco (partie déploiement)
• SupCoop pour le support coopératif
• Sinchro pour la gestion des feuilles de temps
• Sipres pour les appels à projets

Ces petites équipes bénéficient de l’appui du pôle transverse pour accélérer leurs développements sur les premières années. Ces équipes sont également un moyen expérimental d’intégrer puis d’étendre les méthodes agiles à tout un service.
À l’issue de la phase d’incubation d’environ 3 à 4 ans, le projet incubé pourra :

• soit devenir un projet à part entière et continuer à se développer
• soit rester un projet transverse au sein du pôle  

Pour Sipres, les attendus doivent être atteint rapidement concernant :

• la formation d’une équipe fonctionnelle et technique au 1 janvier 2025
• le développement de la solution, avec la sortie d’une première version à la rentrée 2025
• l’adhésion des adhérents en suscitant un fort intérêt en 2026
• l’équilibre financier qui doit être atteint dès 2027

Respect des 4 valeurs de l’agilité 

1. Priorité aux individus et interactions plutôt qu’aux processus et outils
2. Logiciel fonctionnel plutôt que documentation exhaustive
3. Collaboration avec le client plutôt que négociation de contrat
4. Réagir au changement plutôt que suivre un plan

L’équipe Sipres en mode agile

• 1 responsable projet
• 1 Scrum Master / Consultant Fonctionnel
• 1 Product Owner / Consultante Fonctionnelle
• 3 Développeurs

Objectifs

• Des livraisons continues et rapides
• Un modèle économique compétitif
• La création d’un groupe utilisateurs

La création d’un groupe utilisateurs 

L’objectif du groupe de travail est de mettre en place une collaboration directe entre les adhérents de l’AMUE et l’équipe de construction logicielle, au moyen des méthodes agiles. Le groupe « utilisateurs » permet entre-autre:

• Une approche participative des établissements intéressés par la solution,
• Un travail commun sur les besoins entre tous les services concernés par les AAPs (Recherche, International, etc..)
• Des ateliers ludiques qui permettent de faire avancer le projet plus facilement et dans la direction attendue par les établissements

Rôle des membres du groupe "utilisateurs"

Remonter les besoins métiers

• Prioriser les fonctionnalités
• Tester les avancées avant la livraison
• Partager les retours d’expérience

Les ateliers agiles : une approche participative dans la construction de Sipres

Sur la base du volontariat, trois premiers ateliers « utilisateurs » ont eu lieu de février à mai avec les universités intéressées : Montpellier, Lille, Bordeaux, Paris 1, Clermont-Auvergne, Caen, Lorraine.

Il s’agit d’ateliers expérimentaux basés sur les méthodes « agiles » visant à mettre en lumière les fonctionnalités essentielles issues de chaque domaine pour la réalisation d’une première version du logiciel Sipres.
Au total, entre 15 et 20 participants de différents domaines et de plusieurs universités viennent travailler ensemble afin de décloisonner leurs besoins concernant les AAP. 
Des ateliers « bac à sable » seront organisés avant chaque recette de version afin de présenter les travaux réalisés au groupe d’utilisateurs.

Fonctionnalités principales de la MVP (Minimum Viable Product)

Création des Actions « AAP » et « candidatures » en 2025

• Ouverture de compte externe
• Création et gestion de ses AAP et des formulaires libres de candidature
• Application disponible en anglais et français
• Gestion des types d’AAP et des Domaines concernés par établissement
• Gestion des états et statuts des AAP et des candidatures
• Ajouter des Pièces Jointes / possibilité de télécharger et déposer des fichiers
• Consulter les AAP à venir et ouverts en tant que candidat
• Candidater à un AAP depuis l’application en éditant un formulaire et compléter sa candidature au fur et à mesure
• Pré-saisie automatique des infos candidats (nom, email, …)
• Affichage des dates buttoirs et des montants maximum
• Saisie du budget du projet
• Gestion de l’éligibilité des candidatures et des modifications demandées
• Possibilité de télécharger tous les dossiers d’un AAP, d’exporter un fichier excel des candidatures
• Mail d'accusé de réception pour les candidats suite à dépôt

Création des Actions « Pilotage » et « Évaluation » en 2026

 

Roadmap de la MVP

Déploiement de la solution

• Présentation au CSIERS : l’incubation à l’AMUE l’exemple de Sipres
• Atelier 3 : Fonctionnalités du pilotage à prioriser (juin 2025)
• Atelier 4 : Atelier prise en main de l’outil / test avant sortie (juin 2025)
• Webconférence avec démonstration de sipres (septembre 2025)
• Sortie de Sipres le 1er octobre 2025
• Atelier 5 : Fonctionnalités des évaluations à prioriser (novembre 2025)