Retour d’expérience : comment l’Université Gustave Eiffel a déployé Pégase

Pourquoi avez-vous choisi de déployer la solution Pégase ?

Notre établissement suit depuis de nombreuses années le projet pégase. Dès 2016, plusieurs experts fonctionnels et techniques ont participé aux ateliers de spécifications des besoins. 

Au 1er janvier 2020, l’université Gustave Eiffel a été créée par le rapprochement d’une université (avec 12 composantes), d’un grand organisme de recherche et de quatre écoles. L’établissement a donc fait le choix de Pégase afin de construire à l’échelle de l’établissement une solution unique de gestion de la scolarité et de disposer d’un système d’information unique pour l’ensemble des écoles et composantes. 

Quels étaient les objectifs principaux (modernisation, amélioration de la gestion de la scolarité, etc.) ?

L’université et les écoles n’utilisaient pas les mêmes systèmes de gestion de scolarité et ne partageaient pas les mêmes processus de gestion. Pégase a donc pour objectif de remplacer, à terme, trois outils de gestion de scolarité qui pour certains devenaient vieillissants. 
Le déploiement de Pégase est une opportunité pour nous de réfléchir ensemble à des processus uniformisés, qui prennent en compte les spécificités de chaque école et des composantes universitaires.

Comment avez-vous préparé l’équipe interne pour ce déploiement ?

Nous avons constitué une équipe projet restreinte pour le suivi opérationnel du projet et une équipe un peu plus élargie représentant les différents acteurs de la communauté (fonctionnels ou techniques, côté université et écoles). Ces équipes ont suivi selon leur domaine de compétences les formations PC-Scol en 2021-2022. 

Ensuite, nous avons organisé des formations internes pour les utilisateurs en fonction de la date de leur bascule dans Pégase. Il est important de communiquer au mieux avec les futurs utilisateurs, de leur montrer les améliorations et évolutions de Pégase par rapport à leur outil actuel ou au contraire les limites de l’outil et qu’ils soient conscients qu’une fonctionnalité non présente aujourd’hui pourra être disponible demain en relayant leur demande à l’équipe PC-Scol. 

Hormis les formations, nous avons planifié des points de suivi réguliers avec les utilisateurs pilotes dans les écoles. Cet accompagnement était important pour eux mais également pour l’équipe projet pour préparer la suite du déploiement, améliorer les processus que nous imaginions au départ.

De plus nous avons mis en place un système de tickets pour que la cellule SI-Scolarité puisse répondre au mieux aux demandes d’assistance des utilisateurs.
Nous écrivons progressivement des procédures simples pour aider les gestionnaires, côté suivi administratif ou pédagogique, en fonction des demandes d’assistance.

Quelle a été la coordination avec les autres outils existants et l'interopérabilité avec d'autres systèmes via les API ?

Nous avons commencé par un recensement de nos outils liés à nos différents SI-Scolarité. Cela nous a permis ensuite de choisir les outils cibles qui seront à terme liés à Pégase.
Pour ne citer que quelques exemples, nous avons utilisé Pégase pour la gestion des comptes informatiques, des cartes étudiantes (Unicampus), Parcoursup, Paybox et Mondossierweb dès la première rentrée.
Le déploiement d’une nouvelle version d’ADE est en cours et E-Candidat version Pégase a été déployé cette année.
Selon les possibilités et les besoins, nous utilisons les interfaces proposées par Pégase, les API et ou la base DRE .

 « Le déploiement de Pégase a permis de faire dialoguer les acteurs concernés de ce nouvel établissement expérimental. »

Quelles ont été les principales étapes du déploiement ?

La particularité de notre établissement nous a amenés à réfléchir au calendrier de déploiement. Nous partions de systèmes et de fonctionnements différents, pour converger vers un seul outil ; aussi nous avions fait initialement le choix d’un déploiement sur 2 ans : 2022 pour les écoles d’ingénieurs et 2023 pour les 12 composantes universitaires.

Du fait de fonctionnalités attendues par notre établissement qui n’étaient pas présentes pour la rentrée 2023, de notre degré de prise en main de l’outil et du niveau d’urbanisation de Pégase avec le reste du SI, nous avons revu le calendrier. 

Sur 2021-22, nous avons travaillé par groupes de travail thématique, principalement sur nos référentiels (REF), sur le recensement de nos outils liés aux différents SI Scolarité et sur la préparation de la rentrée (offre de formations, INS et PAI). Un GT était chargé de définir les règles de codage de nos objets de formation. Un autre a commencé à tester le suivi pédagogique (CHC et COC) sur quelques formations.

Lors des rentrées 2022 et 2023, nous avons géré les inscriptions administratives (INS) et paiement (PAI) d’environ 1 700 étudiants (une partie des étudiants des écoles, les doctorants et les cumulatifs CPGE en licence). Sur une sélection de formations « pilotes » des écoles, les inscriptions pédagogiques, les notes et résultats ont été saisis en parallèle sur Pégase et sur le SI Scolarité existant.

Pour la rentrée 2024, nous avons fait de la reprise des données d’Apogée, la solution historique de gestion de la scolarité développée par l’Amue, d’une composante et formé les utilisateurs à l’utilisation des modules ODF, CHC et COC. C’est maintenant près de 3 000 étudiants (en bachelor, formation d’ingénieurs, licences professionnelles et diplôme universitaires) qui sont inscrits dans Pégase et pour plus de la moitié d’entre eux, le suivi pédagogique (CHC et COC) est progressivement fait dessus.
Une petite victoire à noter : l’édition de nos premiers diplômes cette année sur Pégase !

Nous passerons totalement sur Pégase à la rentrée 2025. Pour cela une centaine de gestionnaires ont été formés sur ODF pour la saisie des maquettes. Nous avons planifié la suite des formations (règles de calcul, inscriptions pédagogiques, notes et résultats) à partir d’avril.
La reprise des données d’Apogée avance bien, mais c’est un travail très chronophage !

Avez-vous rencontré des difficultés particulières lors de la reprise des données ou l’intégration des flux ?

Après une période de prise en main de l’outil de RDD à ne pas négliger, nous avons d’abord travaillé sur la reprise de nos maquettes. Les difficultés de reprise de certaines nous ont conduit à les retoucher dans Apogée mais depuis, les contraintes imposées par Pégase ont été levées. 

Nous travaillons de façon hebdomadaire sur la reprise des données Apogée en trinôme pour avoir la triple expertise : technique, fonctionnelle Apogée, fonctionnelle Pégase. Cela fonctionne bien et nous permet de comprendre rapidement les blocages pour corriger dans Apogée ou dans Pégase lorsque les audits de données ou les injections ne se passent pas comme voulu.

Quels modules de Pégase avez-vous utilisés en premier ? 

D’abord REF pour faire converger les référentiels de 3 outils de scolarité dans Pégase.
Puis la constitution des maquettes dans COF (maintenant ODF)
Enfin le paramétrage d’INS et PAI pour la préparation de la première rentrée avec Pégase en 2022.

CHC et COC sont venus progressivement et à des degrés d’utilisation différents selon les composantes et écoles durant cette phase transitoire.

Quels sont les avantages concrets observés pour la gestion de la scolarité après ce déploiement ?

Il est un peu tôt pour répondre, mais on note déjà une interface plus simple à prendre en main pour les utilisateurs et pour les étudiants sur leur dossier d’inscription administrative.
Le déploiement nous permet de réinterroger nos pratiques et d’unifier notre système d’information à l’échelle de l’établissement.

Comment s’est passé l’accompagnement durant le déploiement ?

L’équipe d’accompagnement des établissements de PC-Scol s’est progressivement structurée et, même si nous avons changé d’interlocuteurs au cours de ces dernières années, nous avons toujours pu être accompagnés dans nos questionnements sur le déploiement, les bonnes pratiques ou la roadmap de Pégase. Nous les remercions chaleureusement pour cet accompagnement ces 4 dernières années.

L’équipe support est très réactive et nous a beaucoup aidés dès notre première rentrée avec Pégase.

Les démos régulières des versions en cours de développement nous permettent de nous projeter, d’identifier les évolutions à prévoir chez nous dans l’organisation ou dans les formations. Les équipes de développement sont à l’écoute des questions et des remarques des utilisateurs qui participent à ces démos. 

Des ajustements ont-ils été nécessaires après le déploiement initial ?

Le rythme des versions est soutenu mais nécessaire pour couvrir au plus vite les fonctionnalités attendues de Pégase. Cependant ce rythme est parfois lourd pour l’équipe projet qui doit s’adapter potentiellement chaque trimestre sur quelques procédures, sur les rôles et profils utilisateurs, sur certaines interfaces déjà développées ou sur une nouvelle version de l’outil de RDD.

Des ajustements ont eu lieu et ont encore lieu sur les procédures envisagées au départ, notamment sur l’organisation des rôles de chacun.

Quels enseignements principaux tirez-vous de cette expérience ?

Le déploiement de Pégase a permis de faire dialoguer les acteurs concernés de ce nouvel établissement expérimental, par exemple en partageant les pratiques entre nos composantes universitaires et nos écoles.

Même si les délais ne sont pas ceux que nous avions envisagés, le calendrier revu nous semble adapté pour ne pas perdre l’élan du projet et raisonnable par rapport à la préparation de nos équipes et à l’urbanisation du SI.
Le fait de déployer Pégase progressivement est positif pour permettre une montée en compétence de l’équipe projet et un bon accompagnement des utilisateurs. Mais ce déploiement partiel est pénalisant pour les équipes techniques qui doivent maintenir davantage d’outils, voire plusieurs versions d’un même outil, gérer plusieurs sources de données dans l’alimentation d’autres outils. Cette phase de déploiement partiel doit rester relativement courte pour être viable pour toutes les équipes.

conseils pour déployer Pégase

• Nommer une personne dédiée côté fonctionnel en charge du projet avec une équipe autour d’elle
• Nommer une personne dédiée côté technique avec une équipe autour d’elle pour l’urbanisation du SI et la RDD notamment
• Avoir un soutien de la présidence et de la direction
• Manipuler l’outil sur des cas concrets au plus vite pour se familiariser avec Pégase mais également pour se rendre compte des adaptations nécessaires dans ses usages, ses processus lorsque Pégase ne propose pas les fonctionnalités de son SI scolarité actuel.
• Participer aux démonstrations de sprint et de versions, aux ateliers métier, voire aux PI-Planning afin de contribuer au niveau national dans le projet.

Quelles sont les prochaines étapes ou évolutions que vous prévoyez ?

Notre prochaine grande étape est l’utilisation de Pégase pour tous nos étudiants à la rentrée prochaine !