Siham + 12 établissements sont passés en production en mars 2019

Depuis les premières vagues de déploiement Siham, l’Amue a beaucoup travaillé sur l’amélioration de son processus de déploiement : il est aujourd’hui efficace et bien rodé. En témoigne le passage en production de 12 établissements divisés en trois groupements régionaux. Ils ont déployé l’outil en totale synergie en mutualisant leurs ressources, leurs moyens et leurs efforts. Des déploiements significatifs qui ont démontré la force d’une coopération entre établissements pour accomplir un objectif commun d’amélioration de leur qualité de gestion RH.

12 déploiements, 3 regroupements pour créer du lien et de l’échange

Cette vague* de déploiement a fait émerger de nouveaux modes de mutualisation entre les établissements. Premièrement des regroupements régionaux, dont l’un dit « Sud Est » rassemblent les universités Aix-Marseille, Lyon 1, Lyon 2, Lyon 3 et l’université de Saint Etienne.  Les 4 établissements lyonnais et stéphanois ont alors mis à profit ce rapprochement pour construire des plans de formation communs. Ce dispositif mis en place par une équipe de formateurs mutualisés s’est enrichi ensuite par des ateliers d’appropriation spécifique pour les populations de chaque établissement ; permettant ainsi la prise en compte des particularités de chacun et favorisant alors un meilleur accompagnement.

Une des particularités de cette vague 2018/2019 également, le déploiement mutualisé des quatre établissements rennais : l’université Rennes 1, l’université Rennes 2, l’ENS Rennes et l’ENCR établissements associés respectivement aux universités Rennes 2 et Rennes 1. Un beau challenge avec notamment un chef de projet et une équipe projet centralisée pour gérer l’ensemble des actions du déploiement tout en veillant à la prise en compte des spécificités de chaque établissement.

Enfin le regroupement des établissements Paris-Nord-Est de France (université de Cergy-Pontoise, université Paris-Sud, université Paris-Est Créteil, université d’Artois et université de Lorraine) a favorisé l’émergence d’une véritable entraide entre chefs de projets avec des échanges réguliers leurs permettant de partager leurs problématiques.

Une communauté d’utilisateurs animée

40 établissements constituent la communauté Siham. Elle s’agrandit, s’anime et vit grâce notamment à des rencontres qui permettent un enrichissement mutuel bénéfique à tous.

Des webconférences sur des thématiques telles que l’accompagnement au démarrage ou le déversement de la paie ont eu lieu en 2018 et 2019 où les établissements en production ont dispensé leurs conseils. Et ça marche ! Les établissements sont mieux préparés et vivent mieux leur déploiement. L’Equipe projet Siham a pour objectif de développer davantage ce partage avec les anciens qui mettent leurs expériences au profit des plus jeunes.

Egalement, le dispositif d’accompagnement au démarrage a été complété par la présence de personnes d’établissements déjà en production et qui viennent en soutien de ceux qui démarrent. Ainsi ces derniers sont accompagnés dans cette phase de bascule par des consultants Amue, des consultants Accenture et des collègues d’établissements ; tous présents sur site pour les aider en temps réel à débloquer certaines situations et faire en sorte que les opérations de gestion soient fluides.

Enfin, la communauté Siham a été réunie deux fois au travers des Lab’U qui se concentrent sur les pratiques métiers autour de l’outil. C’est un véritable réseau d’utilisateurs qui se met en place avec 2019 qui verra naître son premier Club’U Siham. L’université de Montpellier accueillera cet évènement en juillet prochain dont le programme est spécialement conçu pour favoriser les liens entre établissements et partager les meilleures pratiques déjà mises en œuvre.

*La vague 2018/2019 était composée de 14 établissements (Universités Paris - Sud 11, Paris-Est Créteil Val de Marne, Cergy-Pontoise, Lorraine, Artois, Rennes 1, Rennes 2, Ecole normale supérieure de Rennes, Ecole nationale supérieure de chimie de Rennes, Aix Marseille Université, universités Claude Bernard Lyon 1, Lumière Lyon 2, Jean Moulin Lyon 3, Jean Monnet Saint Etienne)
12 établissements sont passés en production au premier trimestre 2019. L’université de Lorraine et Aix Marseille Université basculeront en janvier 2020, le temps de finaliser certains chantiers de leur déploiement.