Sipres un nouveau SI en cours de conception

Comment faites-vous à l’heure actuelle dans votre établissement pour traiter les appels à projets ?

Actuellement, je ne dispose pas d’un outil dédié à la gestion d’appels à projets. J’utilise donc des solutions alternatives comme des formulaires Word ou des outils en ligne tels que Microsoft Forms ou Google Forms.
Ces solutions présentent plusieurs limites car les informations sont dispersées entre différents supports (formulaires, candidatures, évaluations), ce qui complique le suivi et la gestion. Cela engendre une perte de temps significative et augmente le risque d’erreurs lors de la compilation manuelle des données.

Pourquoi avez-vous voulu participer aux ateliers utilisateurs destinés à la création de SIPRES ?

J’ai souhaité participer aux ateliers car la mise en place d’un outil de gestion centralisé des appels à projets représenterait un véritable gain de temps au quotidien. Une plateforme en ligne permettrait de regrouper l’ensemble des éléments liés à la gestion des appels, candidatures, échanges, évaluations, en un seul et même espace.
Ce type d’outil facilitera la coordination entre les porteurs de projets, les évaluateurs et les gestionnaires de l’appel, tout en automatisant les tâches répétitives comme les relances, les notifications ou la consolidation des données. Cela contribuera à fluidifier la gestion et à garder un historique complet des données, nécessaire pour l’élaboration de bilans.
La génération de statistiques sur les candidatures nous permettrait d’affiner nos futurs appels à projets. Enfin, la centralisation des données serait plus sécurisée et évitera une dispersion entre les différents canaux (mails, documents…).

Que pensez-vous du format « agile » de l’atelier et de l’initiative de la démarche ?

J’ai apprécié le format de l’atelier car ça a favorisé des échanges dynamiques et constructifs entre les participants. Le format nous a permis de nous exprimer facilement sur nos besoins, de confronter nos idées et de définir des priorités communes. Cette démarche a contribué à créer entre nous une atmosphère collaborative et efficace.

Quelle est le plus gros apport de valeur que la solution SIPRES pourrait vous apporter à court terme ? A long terme ?

À court terme, la solution SIPRES représenterait pour moi un gain de temps significatif grâce à la centralisation des données des appels à projets. Elle me permettrait de regrouper en un seul endroit les candidatures, les évaluations et les échanges, ce qui simplifierait considérablement la gestion quotidienne.
À long terme, cette solution nous donnerait une vision globale de nos appels à projets, notamment grâce aux indicateurs générés (nombre de candidatures par appel, taux de réponse…). Ces données nous aideraient à mieux cibler nos futurs appels et à les ajuster en fonction des besoins des porteurs de projets.

La Solution Sipres sera disponible au mois d’octobre prochain. Rendez-vous pour la webconférence de présentation le 17 septembre !  

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