MP 02. Déployer le SMQ

Macro-processus - Déployer le SMQ

Liste des processus élémentaires

Les processus élémentaires identifiés pour le macro-processus "Gérer la formation professionnelle" sont les suivants :

• Structurer et piloter l’approche processus
• Accompagner des équipes dans la démarche qualité
• Organiser la gestion documentaire
• Mener des projets de certification ISO
• Communiquer et diffuser la culture qualité

Exigences à respecter

Pour concrétiser ce projet et répondre aux objectifs définis par l’équipe, il est essentiel de prendre en compte une exigence fondamentale. Cette exigence est conçue dans le seul but de mieux répondre aux besoins de la communauté.

Vue d'Ensemble Clair : Tous les processus doivent être présentés de manière simple et facilement compréhensible pour tous les acteurs impliqués. C’est pourquoi, le niveau de détail de chacun d’entre eux a été adapté en conséquence : certains acteurs spécifiques peuvent ne pas être directement identifiés dans chaque processus, et certaines activités qui peuvent être effectuées dans la réalité ne sont pas toujours détaillées.

Seules les étapes les plus significatives ou critiques du processus ont été mises en avant, afin de fournir une vue d'ensemble claire pour faciliter la compréhension globale, même si cela ne reflète pas toujours la réalité de manière exhaustive.

2.1 Structurer et piloter l’approche processus

Finalité du processus

Ce processus consiste à organiser, coordonner et faire vivre l’approche processus au sein de l’établissement. Il intègre la définition du cadre méthodologique, la cartographie et la modélisation des processus, la désignation des pilotes, le déploiement auprès des acteurs, la mesure de la performance et l’amélioration continue, afin d’assurer une gouvernance cohérente et durable.

Objectif

Structurer l’organisation autour de processus clairement définis, interconnectés et pilotés, afin de renforcer la transversalité, améliorer l’efficience et l’efficacité, maîtriser les risques et contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l’établissement.

Résultat attendu

Une organisation pilotée par les processus, disposant d’une cartographie à jour, de processus modélisés et animés, d’indicateurs de performance et d’un dispositif d’amélioration continue, garantissant la cohérence, la maîtrise des risques et la performance globale.

Indicateurs de suivi - qui mesurent l’avancement et la mise en œuvre

Ces indicateurs permettent de vérifier que la démarche est bien déployée et que les processus sont effectivement mis en place.

Indicateur	Description	Source de données	Fréquence
% de processus cartographiés	Proportion des processus identifiés et cartographiés par rapport à l’ensemble des processus	Cartographie processus	Trimestriel
% de processus modélisés	Part des processus ayant une fiche processus validée	Fiches processus validées	Trimestriel
% de pilotes désignés	Part des processus ayant un pilote identifié	Référentiel pilotes	Semestriel
% de processus déployés	Proportion de processus effectivement appliqués dans les activités	Retours opérationnels, audits internes	Semestriel
Nombre de réunions de gouvernance tenues	Suivi du rythme des instances de pilotage	Comptes rendus réunions	Mensuel/Trimestriel

Indicateurs de performance - qui mesurent l’efficacité et l’impact de l’approche processus).

Ces indicateurs mesurent l’impact concret de l’approche processus sur l’organisation.

Indicateur	Description	Source de données	Fréquence
Taux d’amélioration des processus	% de processus ayant fait l’objet d’actions correctives ou d’optimisation	Plan d’amélioration, suivi actions	Semestriel
Respect des délais de mise en œuvre	% de processus déployés dans les délais prévus	Planning projet/processus	Trimestriel
Taux de satisfaction des parties prenantes	Satisfaction des acteurs internes sur la clarté et l’utilité des processus	Enquête interne	Annuel
Nombre d’écarts ou non-conformités liés aux processus	Suivi des écarts détectés en lien avec la maîtrise des processus	Audits internes, suivi qualité	Trimestriel
Indicateur d’efficacité globale	Mesure de l’atteinte des objectifs stratégiques liés à la performance des processus	Tableaux de bord pilotage stratégique	Semestriel

Raci

• R (Responsable / Participant) : mène l’activité, prend les décisions.
• A (Évaluable / Accountable) : rend des comptes, valide les livrables.
• C (Consulté / Concerné) : apporte un avis ou des informations.
• I (Informé) : tenu au courant des résultats ou décisions.

Processus	Participants (R)	Évaluable (A)	Concerné / Consulté (C)	Informé (I)
Définir le cadre méthodologique	Responsable Qualité	Direction / Comité de gouvernance	Pilotes de processus	Collaborateurs, équipe projet
Cartographier les processus	Pilotes de processus	Responsable Qualité	Directions métiers, opérationnels	Direction générale
Modéliser les processus	Pilotes de processus, équipe projet	Responsable Qualité	Directions métiers, acteurs opérationnels	Collaborateurs concernés
Définir les pilotes de processus	Responsable Qualité	Direction / Comité de gouvernance	Directions métiers	Tous les acteurs impliqués dans les processus
Déployer les processus	Pilotes de processus	Responsable Qualité	Equipes opérationnelles	Direction, collaborateurs concernés
Mesurer la performance	Responsable Qualité, Pilotes de processus	Direction / Comité de gouvernance	Directions métiers	Tous les acteurs concernés par les processus
Améliorer les processus	Pilotes de processus, Responsable Qualité	Direction / Comité de gouvernance	Acteurs opérationnels, équipes d’amélioration continue	Collaborateurs concernés
Assurer la gouvernance	Direction / Comité de gouvernance	Direction générale	Responsable Qualité, Pilotes de processus	Tous les acteurs de l’organisation

Remarques

• Le Responsable Qualité est central dans presque tous les processus pour coordonner, piloter et valider.
• La Direction / Comité de gouvernance est l’instance évaluable pour la validation finale et le suivi stratégique.
• Les Pilotes de processus sont participants et opérationnels pour cartographier, modéliser, déployer et améliorer.
• Les Collaborateurs et directions métiers sont consultés ou informés selon l’impact du processus.

Logigramme

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• Structurer et piloter l’approche processus

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• Processus format Visio | BPMN | XPDL | Bizagi
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