Quatre universités ont rejoint la communauté Siham PMS en 2017 : l’université Jean Moulin Lyon 3, l’université d’Evry-Val-d’Essone, l’université de Reims-Champagne-Ardenne et l’AMU, portant ainsi à 24 le nombre total d’établissements ayant déployé la solution de pilotage de la masse salariale de l’Amue. Le Fil a rencontré Isabelle Perin, chef de projet Siham et Siham PMS à l’université de Reims et vous apporte son témoignage en matière d’organisation interne, de charges de travail et de retours utilisateurs.

Votre établissement s’est investi dans le projet Siham PMS et la mise en production de la solution s’est parfaitement calée sur le planning prévu. Comment s’organiser et se préparer concrètement aux différents chantiers, de la préparation au déploiement jusqu’au lancement ?

L’Université de Reims, lors de l’acquisition de Siham fin 2014, a également signé la convention d’acquisition de Siham PMS. L’objectif de cette solution  a donc été pris en compte lors du déploiement de Siham. Suite à ce déploiement, nous avons profité du bon résultat de migration et de l’énergie positive de l’équipe pour lancer le projet Siham PMS.

Un gros travail de fiabilisation des données avait été effectué en amont pour déployer Siham. Des contrôles de cohérence, d’adéquation de données entre l’application de gestion et le logiciel de paie (WINPAIE) ont été mis en place. Notre objectif était d’avoir le moins de différences possible entre les outils de Gestion et de Paie.

Au niveau des résultats, nous avons une intégration de nos données financières très satisfaisante puisqu’au 1er mois d’intégration du fichier « KX », 98,19 % de nos dossiers sont passés sans difficulté. Les autres ont subi quelques corrections. Nous avons repris un historique de la masse salariale de 2 ans (2015-2016). Après contrôle et comparaison des montants par éléments de paie, nous avons constaté une différence de moins 15 centimes pour l’année 2015 et de  moins 26 centimes pour l’année 2016 soit une reprise totale de la masse salariale sur les deux années à  moins 0.1%.

Nous avons pu intégrer tous les fichiers PMS 2015-2016 dans le calendrier imparti sans difficulté et avons clôturé la phase de déploiement le 27 juin 2017.

Quelles charges représente ce projet en Interne, tant au niveau métier qu’au niveau informatique ?

Au niveau métier

Au niveau informatique

• Achat des licences pour l’accès à Siham PMS
• Récolte des informations techniques demandées par l’Amue (les IP, etc.) et échanges avec les agents de la DN (ouverture firewall, etc.)
• Une journée d'installation et tests des postes clients
• Développement de l’interface retour paie et transmission  des fichiers à la DRH
• La création de l'interface : 2,5j ETP
• La stabilisation technique de l'interface : 1j ETP
• La stabilisation fonctionnelle de l'interface : 0,5j ETP (Mise en évidence des anomalies par le biais des fichiers et échanges avec la chef projet pour les régler comme par exemple les INSEE provisoires, les dossiers manquants etc …) 
• Envoi par mail des fichiers retour-paie au titre de 2015 et 2016 : 0,25j ETP

Plus concrètement, votre établissement utilise désormais Siham PMS pour l’élaboration du budget 2019 ? Quels bénéfices en tirez-vous ?

Nous allons effectivement utiliser PMS pour produire notre budget 2019. L’élaboration du budget était réalisé de façon « manuelle » grâce aux extractions BO/Siham et fichiers Excel. L’utilisation des scénarios PMS va engendrer un gain de temps non négligeable quant à l’élaboration du budget  et une plus grande fiabilité de projection de la masse salariale.

De plus la possibilité de construire plusieurs scénarios en parallèles nous donnera une meilleure visibilité des impacts masse salariale en fonction des choix stratégiques.

Est-ce que la mise en place de Siham PMS a modifié les processus de gestion de l’information RH ?

Avec l’intégration des données PMS nous avons pu relever quelques points de vigilance quant aux informations à saisir dans Siham (ex : saisie des détachements sur contrats, vacations…..). De nouveaux axes de contrôle sont à mettre en place.

Rappel des fonctionnalités clefs de la solution – En production à ce jour :
•    Estimation pluriannuelle des dépenses et des emplois
•    Simulation budgétaire de N+1 à N+5
•    Projection annualisée des dépenses et des emplois
•    Suivi annualisé des dépenses et des emplois
•    GVT

Prochaine vague de déploiement > Candidater à Siham PMS

Une seule vague de déploiement aura lieu sur 2018 avec un démarrage du projet en février pour une mise en exploitation en juillet 2018.

Pré-inscription de l’établissement à une vague de déploiement

• Compléter le questionnaire « Acte de candidature / dimensionnement »
• Ou contacter l’équipe Relations Etablissements : mire(at)amue.fr

Confirmation par l’Amue de votre pré-inscription et envoi de la convention.
Retour de la convention signée par l’établissement 1 mois avant le lancement du projet.

Pour en savoir plus sur Siham PMS

Assistez à la web-conférence qui présentera le périmètre de la solution Siham PMS ainsi que ses récentes évolutions, l’organisation du déploiement et les coûts.
Date : 19 octobre 2017, de 10h à 12h
Inscription et programme

Pour toutes questions sur la solution
Contacter l’équipe Relations Etablissements + mire(at)amue.fr ou 04 99 77 30 18